وظایف مدیریت - ۷ وظیفه اصلی یک مدیر موفق

وظایف مدیریت چیست؟ ویژگی و اهداف مدیریت کدامند؟ و یک مدیر باید چگونه آنها را اجرا کند؟ در بوکاپو با نگاهی کاربردی به بررسی این سوالات اساسی می پردازیم.

دانستن وظایف مدیریت فقط یکی از شرط های اجرای آن است. برای اجرایی کردن این وظایف باید «فکر» داشت. یعنی یک مدیر باید بتواند با مواضع و ایده هایش درباره آدم ها, ارتباط و هدایت آنها, فکر کند. او باید با درک موقعیت های متنوع یک سازمان, آن را بچرخاند. مسلما مدیری که نگرش دموکراتیک, انسان گرایانه و تعاملی را در یک مجموعه پیاده می کند, متفاوت است با مدیری که ژست یک فرعون همه چیزدان تمامیت خواه را دارد؛ اولی فکورانه به دنبال توسعه و پیشرفت جمعی است و دومی به جای مدیریت, کنترل می کند. همین نشان می دهد که چقدر فهم دقیق تعریف مدیریت و همین طور وظایف آن مهم است. بوکاپو قرار است در این مطلب به این بحث ها بپردازد. ما می خواهیم با همدیگر این مسائل را طوری بررسی کنیم که بتوان از آن کارکرد اجرایی گرفت.

اگر برایتان سوال است که باید برای یک نگرش اجرایی و اندیشمندانه در کدام دانش را کسب کرد, مطالعه خلاصه کتاب های مدیریت و رهبری بوکاپو, بهترین گزینه برای شما خواهد بود.

مدیریت چیست؟

مدیریت چیست؟

مدیریت نام یک فرآیند است که در آن یک شخص یا گروه به هدایت هدفمند و مسئولانه یک مجموعه اقدام می کند. این یعنی هدایت, اولین عنصر مهم مدیریت است. اما این کار با کنترل کردن متفاوت است. در واقع کنترل کردن می تواند بخشی از مدیریت باشد اما با آن فرق دارد. هدایت اما باید هدف داشته باشد؛ هدفی که نه تنها زندگی یک سازمان به آن وابسته است بلکه می تواند باعث رشد آن شود. یک مدیر اثربخش, کسی است که می تواند بین اهداف و راه های رسیدن به آن تعادل ایجاد کند. و اما مسئولیت؛ مسئولیت فقط به تصمیم گیری و دستوردادن خلاصه نمی شود بلکه کاری است درباره: 1. ارائه و اجرای راهکار, 2. پذیرش پیامد نتایج آن و 3. فهم و تحلیل جایگاه آن در سازمان. در واقع یک مدیر باید بتواند تمام مراحل, از ایده تا اجرا, را بفهمد و مسئولیت رسیدن به هدف را هم عهده دار شود.

برای کسب دانش بیشتر در این زمینه خلاصه کتاب از ایده تا اجرا را در بوکاپو مطالعه کنید.

مدیر اثربخش
راهکاری جامع برای مدیران برجسته
اثری از پیتر دراکر
20 دقیقه
کتاب صوتی موجود است
مشاهده کتاب مدیر اثربخش

مدیریت اما یک کار دائمی است. موقعیت هایی که یک مدیر در آن قرار می گیرد, زیاد و متفاوت است و از طرفی احتمال ایجاد بحران هم همیشه هست. مدیریت, در واقع یک فرآیند است؛ نمی توان یک بار برای همیشه تصمیم گرفت, برنامه ریخت و رفت!

یک مدیر باید بتواند انعطاف به خرج دهد و قاطعیتش را برای پیگیری اهداف صرف کند و نه برای دستور دادن. در واقع مدیر آن آدمی است که همیشه برای انجام کارهای درست, آمادگی دارد.

حالا آماده هستیم که به سراغ توضیح مدیریت عمومی برویم که بحث هایش برای انواع مدیریت ها و مدیران, کارایی دارد.

مدیریت عمومی چیست؟

مدیریت عمومی چیست؟ ویژگی ها و اهداف مدیریت کدامند؟

مدیریت عمومی در واقع به مباحثی گفته می شود که روی مفاهیم و تعاریف کلی از مدیریت متمرکز است. ما در بخش قبل با یکی از تعریف های کاربردی مدیریت آشنا شدیم و حالا هم در چند قدم ویژگی ها و اهداف مدیریت را باز می کنیم:

  • کارآمدی: هدایت فرآیند کار به صورت اثربخش و کارآمد, یکی دیگر از کارهای مدیر است. در واقع اداره کردن وقتی کارآمد است که ارتباط موثری بین افراد و اجزای مختلف یک فرآیند برقرار باشد. اینجاست که تعامل با دیگران و ارتباط منابع انسانی موثر, برای رسیدن به هدف اهمیت پیدا می کند.
  • بهینه سازی: رسیدن به حداکثر اهداف با حداقل انرژی, ویژگی یک کار اداری خوب است. البته این به معنای مصادره انرژی و کار دیگران نیست چون شرط مهم بهینه بودن کار مدیریتی, ایجاد حداکثر رفاه و رضایت برای کارمندان و کارفرمایان است. در مرحله آخر مشتری هم باید بهترین نوع خدمات یا کالا را دریافت کند.
  • کاربرد منابع: استفاده حداکثری از منابع قابل دسترس بدون ایجاد فرسایش, کار مهم دیگری است که مدیر باید انجام دهد. برای این کار هم او باید منابعش را بشناسد.
  • حل مسئله: بعضی از تعاریف تاکید می کنند که مدیریت اساسا فرآیند حل مسئله است. به خصوص زمانی که منابع کمیاب هستند و حوزه کاری همواره در حال تغییر است.

همه این ویژگی ها برای مدیریت لازم است, با دانستن این موارد است که به عنوان یک مدیر می توانیم بفهمیم چگونه رهبر مثبتی باشیم. به نظر شما چه ویژگی های دیگری از قوانین انکارناپذیری رهبری و از وظایف مدیریت محسوب می شوند؟ شما چه تجربه هایی در این مورد دارید؟

وظایف مدیریت چیست؟

وظایف مدیریت چیست؟

مدیرْ فردی است که باید کارهای زیادی را انجام دهد و هر کدام را با آن یکی هماهنگ کند. او باید بتواند رفتاری چندبعدی داشته باشد و در هر بعد هم کارش را به بهینه ترین شکل اجرا کند. اصطلاح POSDCORB در حوزه مدیریت همین چند بعدی بودن را نشان می دهد. این اصطلاح از حرف اول کلمات انگلیسی زیر گرفته شده است که البته هر کدام یکی از وظایف مدیریت هستند:

  • برنامه ریزی (Planning): یک مجموعه, علاوه بر برنامه های جامع و راهبردی برای کل سیستم, برای هر بخش هم برنامه ای اجرایی می خواهد. این برنامه ها باید بتوانند آینده راه را هم پیش بینی کنند و در عین حال انعطاف پذیر باشند. برنامه ریزی با تغییرْ دشمن نیست چون هم تغییر و هم برنامه برای رشد یک سازمان لازم هستند. صد البته که کم نیستند مدیرانی که از تغییرات برای رشد استفاده می کنند.
  • سازماندهی (Organizing): برنامه برای اجرا نیاز دارد به سازماندهی. ایجاد ساختار و تعیین مرزها و نقش ها در ساختار یکی از کارهای مدیر است.
  • کارگزینی (Staffing): استخدام, مصاحبه و کارآموزی و تامین شرایط لازم برای کار, از مهم ترین اتفاقاتی است که می تواند باعث قدرت یا ضعف یک سازمان شود. مدیرْ اهداف, راه, اسرار کار و چالش ها را می شناسد و در نتیجه اوست که می تواند بفهمد چه کسانی و چگونه می توانند به مجموعه کمک کنند.
  • هدایت (Directing): هدایت با تصمیم گیری مداوم در موقعیت های مختلف, ممکن می شود. البته مدیر یک ماشین تصمیم گیری نیست و تصمیم های او باید به نحوی باشند که مثل خون در رگ های سیستم حرکت کنند تا جایی که کارمندان بتوانند در بسیاری از موقعیت ها, آگاهانه کار را پیش ببرند. اهمیت این بحث باعث شده است که مقالات زیادی از چیستی, اهمیت و معنای هدایت موثر حرف بزنند.
  • هماهنگی (Coordinating): ایجاد هماهنگی بین منابع انسانی و مادی برای رسیدن به اهداف خاص, یکی از اهداف اداره کردن یک مجموعه است. اهمیت کار هماهنگی شبیه به کار رهبر ارکستر است که اگرچه هیچ سازی در دستش نیست اما با حرکت دست هایش, نوازنده ها را هماهنگ و هدایت می کند.
  • گزارش دهی (Reporting): فهم و تحلیل وضعیت, مثل نوری است که در راه اهداف تابیده می شود. گزارش دهی از تحلیل ها هم اطلاعاتی است که ارائه و همفکری درباره آنها می تواند باعث شود چالش های گذشته در خدمت حل مسائل آینده قرار بگیرد. در دنیای امروز کارکردهای گزارش دهی تا حدی است که آن را یکی از ارکان مدیریت حرفه ای می دانند.
  • بودجه بندی (Budgeting): دید اقتصادی مدیران یک توانایی است برای تعیین بودجه در مورد بخش های مختلف. طرح و پیاده سازی بودجه فقط به یک پول هنگفت وابسته نیست, بلکه هر کمیت مالی برای موفقیت نیاز دارد به یک مدیریت باکیفیت و جامع.

این 7 مورد را می توان جزو وظایف عمومی مدیران دانست که البته کلاسیک ترین مواردی است که همیشه در حوزه مدیریت ارائه شده است. بخش دیگری از وظایف هم هستند که امروزه در کنار موارد بالا بر آنها تاکید می شود. این وظایف برای کسب و کارهای جدید خیلی حیاتی هستند. برای بعضی از آنها اعمال مدیریت برای بازاریابی و فروش اصلا در همین حوزه هاست که وجود دارد. در قسمت بعد به آنها خواهیم پرداخت.

اگر به این مباحث علاقه دارید, مطالعه خلاصه کتاب های بازاریابی و فروش از بهترین گزینه های پیش روی شماست.

وظایف مدیر موفق

وظایف یک مدیر متمایز و موفق

دنیا و آدم هایش تغییر کرده اند و شیوه مدیریت کردن در آن هم عوض شده است. مدیران به مفاهیم و راه های جدیدی احتیاج دارند که آنها را از بقیه متمایز کند. در این شرایط باید از دسته ای از وظایف مدیریت نام برد که برای دنیایی هستند که ساختارهای سلسه مراتبی را دوست ندارد و به دنبال شکل های دموکراتیک فعالیت در محیط کار است:

  • ارتباطات: برای مدیریت لازم نیست, در اتاقتان را ببندید و از بالا نظاره گر کار بقیه باشید و دستور بدهید. نه! آنچه که مدیریت لازم دارد, ایجاد یک شبکه از ارتباطات است. ارتباط با آدم ها یک سرمایه اجتماعی است که خیلی پایدارتر, موثرتر و انسان مدارتر از هر سرمایه مالی است.
  • نگرش تیمی: ثبت تمام موفقیت ها به نام خود به عنوان یک مدیر همانا و نابودی روحیه جمعی و انگیزه در کارکنان همانا! ضرب المثلی هست که می گوید رهبران آخر غذا می خورند. سهیم کردن همه کارکان در نتایج خوب کار و شریک شدن در مسئولیت های یک نتیجه ناموفق, همدلی ایجاد می کند. با این همدلی, هر فرد موفقیتش را در گرو موفقیت همکارش و مجموعه می بیند.
  • همکاری: توان ایجاد همکاری در میان اعضای گروه, یک ویژگی حیاتی برای پایداری و پویایی سیستم است. یک مدیر موفق برای کمک به نسل های مختلف برای همکاری و همفکری بیشتر در محل کار, برنامه دارد. او خودش را دست نیافتنی نمی کند, بلکه تشنه شنیدن نظرات خلاقانه همکارانش است. این مدیر ریسک پذیر است و از ایده های نو نمی ترسد و خوب می داند که چگونه زندگی کردن در «منطقه امن» به تدریج آدم را می کشد؟
  • تعامل: صراحت بیان برای مدیران یک اصل حیاتی است. صراحت بیان متفاوت است با رفتار دستوری و خشک که در نهایت باعث بی انگیزگی و خشم خواهد شد. صراحت باید باعث ایجاد صداقت شود و صداقت هم از ایجاد فرسایش جلوگیری می کند و به این شکل است که راه برای تعامل باز می شود. از طرفی یک مدیر خوب, انتقاد را موریانه ای نمی بیند که قرار است پایه های اقتدارش را بخورد. او به خودش می گوید منتقدانت را در آغوش بگیر تا بتوانی اهمیت حضورت برای دیگران را به خودت ثابت کنی.
  • آموزش, ارتقا و پیشرفت کارکنان: یادگیری مداوم از روند کار و فهم تغییرات شرایط, می تواند شما را به روز کند و البته کارمندانتان را به رشد و آموزش علاقه مند سازد. مدیر باید بتواند بفهمد که کدام بخش نیاز به آموزش دارد و کارمندان آن بخش را توانا کند. این توانمندسازی نه تنها برای کل مجموعه منفعت دارد بلکه یک بخش از مسئولیت اجتماعی هر مدیری است.

هر کدام از این موارد باعث علاقه کارکنان یک مجموعه به آن می شود. اصلا این موارد می تواند برای یک محیط کاری ارزش خلق کند و از طرفی باعث معنادارشدن کار کارکنان شود. در این شرایط است که آنها می فهمند, بعد انسانی حضور آنها هم در نظر گرفته شده است.

اجرای کارهای بالا مهارت می خواهد. برای یادگیری و مرور این مهارت مهم هم فقط کافی است خلاصه کتاب های روابط و مهارت های اجتماعی را بخوانید.

مدیر, گرداننده است. تصمیمات و نحوه گردش امور هم توسط او, باعث ایجاد وحدت می شود. مدیر, کارگردان است, او در جریان کارها قرار می گیرد نه برای آن که صرفا کنترل کند. او باید همه عناصر را تنظیم و ترتیب کارها را طوری اجرا کند که تمام اجزا کنار هم فعال شوند. باید یادمان باشد که شخصیت مدیر و نحوه رفتار او با اهداف مجموعه, می تواند به اتمسفر فضای کار تبدیل شود. از طرفی در مدیریت, رسیدن به اهداف با وجود اهمیت زیادش نباید باعث توجیه استفاده ابزاری از افراد شود. مدیر موفق آن کسی است که خلق ارزش و معنا کند. نظر شما چیست؟ وظایف مدیریت خوب چه چیزهایی است؟ بوکاپو منتظر شنیدن تجربه های شماست.

سوالات متداول:

  • مدیریت چیست؟

مدیریت نام یک فرآیند است که در آن یک شخص یا گروه به هدایت هدفمند و مسئولانه یک مجموعه اقدام می کند.

  • وظایف مدیریت چیست؟

برنامه ریزی, سازماندهی, کارگزینی, هدایت, هماهنگی, گزارش دهی و بودجه بندی از مهم ترین کارهای یک مدیر است. به علاوه یک مدیریت موفق دارای ارتباطاتی گسترده, نگرشی تیمی و روحیه ای تعاملی است. او پیشرفت کارکنان را پیشرفت کل مجموعه می داند.

  • ویژگی های مدیریت موفق چیست؟

صداقت, انگیزه داشتن و هنر تاثیرگذاری و انعطاف پذیری از ویژگی های شخصی یک مدیر موفق است. دانش, توانایی رهبری و داشتن مواضع اخلاقی و حقوقی از ویژگی های کاری مدیریت موفق است. توانایی های ارتباطی او هم باید شامل رفتار دموکراتیک با کارمندان, هنر مذاکره و توان ایجاد شبکه های ارتباطی با بیرون سازمان باشد.

  • شرح وظایف مدیر داخلی چیست؟

هماهنگی مدیران بالادستی با کارکنان, گزارش دهی به مسئولان مجموعه و ارائه وظایف و تعیین نقش برای کارکنان از جمله مهم ترین وظایف مدیر داخلی است.

دیدگاه‌ها

پاسخ به
اپلیکیشن بوکاپو
کاربردی‌ترین اپلیکیشن مطالعه
خلاصه صوتی و متنی برترین کتاب‌ها