ضروری ترین قوانین مذاکره

ضروری‌ترین قوانین مذاکره که باید همیشه رعایت کنید

هر مذاکره تجربه‌ای متفاوت است. با این وجود، همه آن‌ها با یک اقدام ساده آغاز می‌شوند: ملاقات حضوری.

این مقاله به قلم دبی مدن (Debbie Madden) نوشته شده است. او مدیرعامل و موسس شرکت توسعه و برنامه نویسی Stride است.

ساعت ۳ بعدازظهر ۲۳ دسامبر سال ۲۰۱۳ بود که در حال جمع‌بندی کارها و آماده شدن برای رفتن به خانه برای تعطیلات بودم که ناگهان تماسی دریافت کردم.

پشت خط اِما (Emma)، مدیرعامل یکی از شرکت‌های مشتری ما بود. او به شدت عصبانی بود. وی از تیم خود شنیده بود که یکی از برنامه‌نویس‌هایی که از طرف ما روی پروژه او در حال کار بود یک هفته زودتر از موعد از کار مرخص خواهد شد.

سعی کردم از پشت تلفن مساله را حل کنم ولی این کار هیچ نتیجه‌ای در بر نداشت. به اِما گفتم که پیش او می‌روم و به صورت حضوری در مورد مساله صحبت خواهیم کرد.

در ادامه ۳ ساعت رنج‌آور را گذراندیم، کار به بحث و جدل کشیده شد. اِما فریاد می‌زد، جیغ می‌کشید و درخواست‌های متفاوت داشت. اما متاسفانه او تمام اطلاعات را در اختیار نداشت.

او فکر می‌کرد ما آن برنامه‌نویس را از پروژه وی خارج کرده‌ایم. اما واقعیت این بود که یکی از کارکنان اِما از ما خواسته بود تا یکی از برنامه‌نویس‌ها را مرخص کنیم، چراکه آن‌ها فکر می‌کردند پروژه تقریبا پایان یافته است. این کارمند نمی‌دانست که اِما چشم‌اندازی جدید به پروژه اضافه کرده است. اِما با فهمیدن این موضوع، بیشتر عصبانی شد.

حتی پس از اینکه هر دوی ما از تمام حقایق آگاه شدیم، عصبانیت اِما از بین نرفت. در نهایت به توافق رسیدیم، ولی برای رسیدن به این توافق روز پرتنشی را سپری کردیم.

عدم روابط و مهارت‌ های اجتماعی مناسب مذاکره وضعیت را پیچیده‌تر کرده بود. با اطمینان می‌توانم بگویم که این مذاکره، یک مذاکره‌ی بسیار بد بود.

نه به این دلیل که من مذاکره‌کننده بدی هستم؛ اتفاقا برعکس، در مذاکرات بسیار بسیار پیچیده‌تر و پرریسک‌تری شرکت کرده‌ام.

دلیل بد بودن این مذاکره این بود که اِما به من اعتماد نداشت. عدم اعتماد اما به من از جایی نشأت می‌گیرد که من در پیروی از اولین قانون هر مذاکره‌ای سهل‌انگاری کردم:

۱- به صورت حضوری ملاقات کنید

به منظور افزایش شانس مذاکره‌ای موفق، همیشه در آغاز رابطه خود (با کارمند، فروشنده، مشتری، یا همکار) افراد را به صورت حضوری ملاقات کنید. منتظر ماندن تا اینکه دلیلی ایجاد شود که مجبور به ملاقات افراد شویم، کاری اشتباه است.

هر گاه کارمند جدیدی را استخدام می‌کردم، طی اولین ماه فعالیت او، برای شناخت بهتر، با یکدیگر برای صرف نهار به رستوران می‌رفتیم. هر چه شرکت من گسترش یافته و بزرگ‌تر می‌شود، این عادت از اهمیت بیشتری برخوردار می‌گردد. سپری کردن زمان به صورت حضوری با یک نفر بهترین راه شناختن او محسوب می‌شود.

هر زمانی که کار با مشتری جدیدی را آغاز می‌کنم، برای تشکر کردن از انتخاب شرکت ما، آن‌ها را به صرف شام دعوت می‌کنم.

ملاقات حضوری برای مذاکره موفق

۲- ایجاد اعتماد فرایندی زمان‌بر است

احتمالا باید به دفتر آن‌ها بروید و جلسه معمولا ۳۰ الی ۶۰ دقیقه طول خواهد کشید. به طور قطع به شما می‌گویم که این کار ارزش انجام دادنش را دارد.

با ملاقات افراد به صورت حضوری، ایجاد صمیمیت کرده و در نتیجه‌ی آن، ایجاد اعتماد می‌کنید. ملاقات نفر به نفر حالتی ایده‌آل است، ولی ملاقات گروهی نیز قابل قبول خواهد بود.

این استراتژی به شکلی باورنکردنی مفید خواهد بود:
گروهی از افرادی که ذهنیت و طرز فکری مشابه دارند را برای شام دعوت کنید. این‌گونه می‌توانید افراد بسیاری را در یک زمان ملاقات کنید، و از آن بهتر، شما افراد حاضر در شبکه خود را به سایر افرادی معرفی می‌کنید که از نظر شما همکاران ارزشمندی برایشان خواهند بود.

۳- دو جایگزین احتمالی وجود دارد

گاهی ملاقات به صورت حضوری امکان‌پذیر نیست. جایگزین‌های آن عبارتند از:

  • گفتگوی ویدئویی با استفاده از پلتفرمی مانند Google Duo، Skype یا FaceTime. از این طریق می‌توانید چهره یکدیگر را در زمان گفتگو ببینید.
  • به عنوان آخرین گزینه؛ تماس تلفنی.
این نکته را در نظر داشته باشید که ایمیل یک جایگزین برای ملاقات حضوری محسوب نمی‌شود.

ملاقات حضوری الزاما نباید یک فعالیت صفر و یک باشد. با ملاقات‌های کوتاه آغاز کرده و فرایندی را بیابید که برای شما جوابگو است.

مایکل ویلر در کتاب هنر مذاکره (The Art of Negotiation) به ما نشان می‌دهد که مذاکره یک هنر است.

او تمامی نظرات معاصر در مورد مذاکره را جمع‌آوری کرده و با ذکر مثال‌هایی واقعی از مشهورترین دیپلمات‌های دنیا، بهترین ابزار و مؤثرترین روش‌های موجود را برای به دست آوردن موافقت در این دنیای آشفته در اختیار ما قرار داده است. خلاصه این کتاب را که یکی از ارزشمندترین کتاب‌ها در زمینه مذاکره است، می‌توانید در بوکاپو مطالعه کنید:

خلاصه کتاب هنر مذاکره
اصولی برای پیروزی در مذاکرات سرنوشت‌ساز زندگی
مایکل ویلر
در ۲۵ دقیقه مطالعه کنید

در آخر شما را به این چالش دعوت می‌کنم: برای صرف قهوه به ملاقات فردی بروید که معمولا او را ملاقات نمی‌کنید. از اینجا آغاز کرده، و کم‌کم به ملاقات‌های بیشتر بپردازید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *