مدیریت زمان چیست

مدیریت زمان چیست و بهترین روش های تقویت این مهارت کدامند؟

موانع مدیریت زمان و راه های غلبه بر آن را یاد بگیرید. هر کار و هر تخصصی که دارید این مطلب در مدیرت زمان کمک تان می‌کند. روش های آسان و کاملا کاربردی که سریع نتیجه می‌دهند.

مدیریت زمان برای خیلی از افراد شبیه به قطاری می‌ماند که انگار هیچ‌وقت قرار نیست به آن برسند. گاهی حتی چنین به‌نظر می‌رسد که عمری صرف دویدن می‌شود و هیچ‌وقت نمی‌رسیم. اگر شما هم در این وضعیت هستید، همیشه می‌دوید و نمی‌رسید و هیچ‌وقت کارها تمام نمی‌شوند، اصلا نگران نباشید. یک نفس عمیق بکشید و بدانید که جای درستی ایستاده‌اید؛ چرا که این مقاله دقیقا برای شما نوشته شده است تا با چند قدم ساده، خودتان را به قطار برسانید و غیرممکن را ممکن کنید. شنیده‌اید که می‌گویند زمان بزرگ ترین سرمایه ماست. قرار است ببینیم که با این سرمایه بزرگ دقیقا چگونه رفتار کنیم؟

ضمنا اگر به این حوزه ها علاقه دارید، پیشنهاد می کنیم خلاصه کتاب های افزایش بهره وری و مدیریت زمان را در وبسایت خلاصه کتاب بوکاپو مشاهده کنید.

حالا قبل از هرچیز بیایید یک تعریف از مدیریت زمان داشته باشیم:

تعریف مدیریت زمان

مدیریت زمان، روند برنامه ریزی و کنترل زمانی است که صرف هرکاری می‌کنید. با مدیریت زمان، در زمان کمتر، می‌توانید کار بیشتری انجام ‌دهید. به عبارت دیگر می‌توانیم اینگونه بگوییم: با کاری که حیاتی است شروع کنید، سپس کارهایی که ممکن است را انجام دهید. در انتها خواهید دید که غیر ممکن را ممکن کرده‌اید.

۶ مورد از مهم‌ترین موانع مدیریت زمان

عوامل زیادی باعث می‌شوند که از کارهای مان عقب بیفتیم، پروژه‌هایمان را به موقع انجام ندهیم و کارها روی هم تلنبار شوند. کافی است یکی از کارها بماند، تا استرس آن، بقیه کارها را هم مختل کند. شناخت این موانع به ما کمک می‌کند بفهمیم مشکل کجاست و چگونه آن را برطرف کنیم.

۱. مولتی تسک بودن یا چند وظیفگی افسانه است

حتما شما هم آگهی‌های متنوع استخدام را دیده‌اید که از یک نفر انتظار دارند ۲۰ مهارت و کار مختلف را با هم پیش ببرد. از آن طرف کسانی هستند که این را یک امتیاز برای خود می‌دانند. شاید تعجب کنید اگر بدانید که چقدر همه در اشتباه هستند. تحقیقات نشان می‌دهد که انجام چند کار همزمان، تمرکز را کم می‌کند. پس بهتر است تمرکزتان را روی یک کار بگذارید و آن را تمام کنید و بعد به سراغ کار بعدی بروید. در این زمینه پیشنهاد می‌کنیم تا حتما خلاصه کتاب افسانه چند وظیفگی را مطالعه کنید.

فراموش نکنید که وقتی هم زمان چند کار را انجام می‌دهید، زمان بیشتری صرف می‌کنید. پس حتی اگر اعتقاد دارید که مولتی تسک هستید، به یک تسک اکتفا کنید.

موانع مدیریت زمان

۲. چیزی به نام عالی وجود ندارد

وقتی می‌خواهیم کاری را عالی انجام دهیم، هیچ‌گاه انجامش نمی‌دهیم! فراموش نکنید که شما به مرور پیشرفت می‌کنید؛ پس باید اشتباه کنید تا یاد بگیرید. وسواس بیش از حد وقت تان را می‌گیرد. بسیاری از اوقات، کار تمام شده است، اما آن را کنار نمی‌گذاریم و درگیر جزئیات هستیم. به ریزه‌کاری‌های بی‌اهمیت بیش از اندازه بها ندهید؛ این وقت را می‌توانید خیلی بهتر استفاده کنید.

۳. منتظر فرشته الهام نباشید؛ انجامش دهید

اگر قرار است داستانی بنویسید، خانه‌ای طراحی کنید، یک پروپوزال کاری بدهید و … از جایتان بلند شوید و انجامش بدهید. بسیاری از ما سال‌هاست که منتظر فرشته الهام و یک ایده ناب و خلاقانه هستیم و اگر منتظر بمانیم تا ابد همینطور نشسته‌ایم. واقعیت این است که تا کار را شروع نکنیم و آن را روبرویمان نبینیم، نمی‌توانیم اصلاحش کنیم.

۴. نه گفتن را یاد بگیرید

زمان تان را صرف کارهای بیهوده نکنید. بسیار خوب است که به دیگران کمک کنید، خوش بگذرانید و تفریح کنید، اما اگر این کارها شما را از کار اصلی‌تان عقب می‌اندازد، به آن‌ها نه بگویید. اگر کاری به دردتان نمی‌خورد، انجامش ندهید و اگر نمی‌خواهید اینجا باشید، بروید. نه گفتن، کار سختی است اما با تمرین و اراده ممکن است. اگر نه گفتن در لحظه، برای‌تان سخت است به دیگران اینگونه پاسخ بدهید: «باید برنامه‌ام را چک کنم و به تو خبر بدهم». این کار فرصت بررسی و آماده شدن برای نه گفتن را به شما می‌دهد.

۵. گوشی موبایل تمام برنامه های ما را به باد می‌دهد

گوشی‌های موبایل مهم ترین عامل حواس پرتی هستند و بیشتر وقت ما را می‌گیرند. نوتیفیکشن‌هایتان را قطع کنید؛ نزدیکانتان در صورت کار فوری با شما تماس می‌گیرند. پیام‌های اینستاگرام، واتس‌اپ، تلگرام و …؛ همه را ببندید و هشدار ایمیل تان را هم قطع کنید. در طول روز زمان‌هایی را برای چک کردن این پیام‌ها تعیین و جز این زمان ها گوشی‌تان را فراموش کنید. مطمئن باشید هیچ‌چیزی را از دست نمی‌دهید.

مدیریت زمان

پیشنهاد می‌کنیم برای افزایش تمرکز و فرار از دام موانع مدیریت زمان، خلاصه کتاب ذهن حواس جمع را مطالعه کنید.

خلاصه کتاب ذهن حواس جمع
چگونه ذهن‌تان را تحت کنترل خود گرفته و از حواس پرتی دوری کنید
نیر ایال
در ۳۶ دقیقه دقیقه مطالعه کنید
۶.

همیشه زمان برای فکر کردن وجود دارد

اگر نگرانی‌ها یا فکرهایی موقع کار تمرکز تان را بر هم می‎زنند، آن‌ها را یادداشت کنید تا بعدا به آن‌ها فکر کنید و روی کارتان متمرکز شوید. وقتی کارتان تمام شد برای آن‌ها وقت بگذارید.

۱۰ قدم ساده برای بهبود مدیریت زمان

نیازی نیست سخت تر کار کنید، کافی است بدانید چگونه کارها را انجام دهید. راهکارهایی برای این که زمان کافی داشته باشید و به همه کارهای‌تان برسید، وجود دارد. این روش‌ها را با شخصیت خودتان هماهنگ کنید و از آن‌ها در کارهای روزمره تان استفاده کنید. با این چند قدم ساده می‌توانید وقت خود را به طلا تبدیل کنید:

قدم اول: بهتر هدف گذاری کنید

هدف گذاری در مدیریت زمان نقش بسیار مهمی دارد. مطمئن شوید که اهداف درستی انتخاب کرده‌اید. علاقه، به تمرکز شما کمک می‌کند. هدف ها را بزرگ و انتزاعی انتخاب نکنید. هدف های‌تان را به هدف های خرد، جزئی و قابل دسترس تبدیل کنید. چند هدف کوتاه مدت انتخاب کنید که برای رسیدن به هدف بزرگ تر، کمک می‌کنند. برنامه ریزی برای این هدف ها راحت‌تر است و رسیدن به‌ آن‌ها انگیزه مان را بیشتر می‌کند. اگر می‌خواهید انگیزه خود را بیشتر کنید می‌توانید خلاصه کتاب عزم را در بوکاپو بخوانید.

خلاصه کتاب عزم
قدرت انگیزه، شور و پشتکار
آنجلا داک‌ورث
در ۲۳ دقیقه دقیقه مطالعه کنید

قدم دوم: خودتان را بشناسید

مهم‌ترین نکته برای نوشتن برنامه‌ای که بتوانید به آن پایبند باشید، شناخت خودتان است. بدانید که در چه شرایطی بهتر کار می‌کنید. برنامه‌ای ننویسید که می‌دانید انجام نمی‌دهید؛ خودتان را از خودتان دلسرد نکنید. از قانون ۸۰-۲۰ استفاده کنید. این قانون می‌گوید که ۸۰ درصد از نتیجه، حاصل ۲۰ درصد تلاش است یا ۸۰ درصد سود از ۲۰ درصد مشتری‌هاست. بیست درصدتان را پیدا کنید.

قبل از برنامه ریزی یک هفته خودتان را زیر نظر بگیرید. تمام کارهایی را که در طول روز انجام می‌دهید، یادداشت کند. هر ساعت بنویسید که یک ساعت گذشته به چه کاری مشغول یودید. بعد از یک هفته این نوشته‌ها را تحلیل کنید. ببینید بیشترین زمان هایتان صرف چه کارهایی می‌شود. عادت هایتان را پیدا کنید. سعی کنید عادت‎ های بدتان که باعث حواس پرتی می‌شود را ترک کنید. این کار آرام آرام ممکن است.

پیشنهاد می‌کنیم خلاصه کتاب اصل ۸۰-۲۰ را در بوکاپو مطالعه کنید.

خلاصه کتاب اصل ۸۰-۲۰
چگونه با تلاش کمتر به دستاورد‌های بزرگتری دست‌ یابیم؟
ریچارد کاچ
در ۳۵ دقیقه دقیقه مطالعه کنید

قدم سوم: اولین کار، مهم ترین کار است

حتما این گفته مارک تواین را شنیده‌اید که «اگر قرار است یک قورباغه بخوری، اولین کارت در روز خوردن آن قورباغه باشد و اگر باید دو قورباغه بخوری، قورباغه بزرگ‌تر را اول بخور». سخت ترین کار را اول انجام بدهید. انرژی، خلاقیت و تمرکز شما بعد از خواب کافی، در بهترین شرایط است و استرس کار سخت‌تر، در تمام روز روی بقیه کارهای شما اثر نمی‌گذارد.

قدم چهارم: کدام کار را اول انجام دهیم؟

قبل از هدف گذاری و برنامه ریزی کلی، همه کارهایتان را بنویسید و آن‌ها را در دو دسته ضروری و مهم قرار بدهید. با این کار تمام کارهای شما در ۴ دسته ضروری و مهم، ضروری و نه مهم، مهم و نه ضروری و نه ضروری و نه مهم قرا می‌گیرد. کارهای ضروری و مهم باید سریع انجام شوند. انجام این کارها اولویت شماست. برای کارهای مهم و نه ضروری یک ددلاین انتخاب کنید و برای آن‌ها برنامه ریزی کنید. کارهای ضروری و نه مهم را تا حد امکان به دیگران محول کنید. کارهای نه مهم و نه ضروری را از برنامه تان حذف کنید.

روش های مدیریت زمان

قدم پنجم: به من بگو فردا چه کنم

انجام برنامه های روزانه، از بقیه برنامه ها راحت‌تر است. برنامه کلی را به برنامه روزانه تبدیل کنید. یک اپ یا یک دفترچه برای انجام کارهای روزانه داشته باشید. هر شب قبل از خواب لیستی از کارهایی که باید فردا انجام دهید، تهیه کنید. برای فردا برنامه بریزید، در طول روز این برنامه همراه‌تان باشد و هرکدام را که انجام شد، تیک بزنید. برنامه هر روز را حتما شب قبل بنویسید؛ شب قبل تصور خوبی از برنامه‌ها و زمان های آزاد روز بعد دارید.

قدم ششم: استراحت به اندازه کار مهم است

مطالعات نشان می‌دهد که مغز نهایتا تا ۹۰ دقیقه تمرکز خوبی دارد؛ پس هر یک ساعت یک بار، کمی استراحت و ریلکس کنید و دوباره شروع کنید.

نقش استراحت در مدیریت زمان

قدم هفتم: ددلاین همه‌چیز را مشخص کنید

همراه داشتن یک تقویم یا یک اپ تقویم برای همه ضروری است. برای تمام کارهایتان ددلاین تعیین کنید و در تقویم تان یادداشت کنید. برنامه هایتان را با توجه به این ددلاین‌ها بچینید.

قدم هشتم: همیشه یک قدم از برنامه تان جلوتر باشید

یکی از موانع مدیریت زمان استرس و اضطراب است. وقتی نگرانید و استرس دارید، نمی‌توانید روی کارهایتان درست تمرکز کنید. یکی از عوامل استرس، عقب‌ماندن از برنامه است. پس بهتر است با کمک برنامه ریزی این استرس را به حداقل برسانید. سعی کنید که هرکاری را یک روز زودتر از ددلاینش تمام کنید. با این کار همیشه وقت اضافه دارید و کارها را به موقع و بدون استرس انجام می‌دهید.

قدم نهم: از همه فرصت ها استفاده کنید

همه ما در طول روز زمان های سوخته زیادی داریم؛ مثل وقت‌هایی که در مترو، ماشین، صف‌های طولانی، اتاق‌های انتظار، مطب دکتر و … می‌گذرانیم. از این وقت‌ها استفاده کنید و به بعضی از کارهای کوچک سامان دهید. مثلا این زمان‌ها برای چک کردن پیام‌های تلفن همراه، پاسخ دادن آن‌ها و خواندن ایمیل‌ها مناسب است.

قدم دهم: ورزش برای همه‌چیز مفید است

شاید باورش سخت باشد که ورزش برای مدیریت زمان مفید است. صبح‌ها ورزش و مدیتیشن کنید. ورزش به تمرکز بیشتر، کمک می‌کند، انرژی‌های بدن را متعادل می‌کند و استرس را کم‌ می‌کند. خواب کافی و تغذیه خوب هم از عوامل تاثیرگذار بر مدیریت زمان هستند. فراموش نکنید که آدم خسته از برنامه‌اش عقب می‌ماند!

خلاصه کتاب ۱۵ راز مدیریت زمان را بخوانید

خلاصه کتاب ۱۵ راز مدیریت زمان نوشته کوین کروس در سال ۲۰۱۵ منتشر شده است. کوین کروس، نویسنده مطرح نیویورک تایمز و مجله فوربز و برنده جایزه کارآفرین برتر مجله و موسسه اینک در گفتگو با ۷ میلیاردر، ۱۳ قهرمان المپیک، ۲۹ دانشجو ممتاز و ۲۳۹ کارآفرین برجسته به کشف رازهای موفقیت این افراد می‌پردازد. او به ما نشان می‌دهد که این انسان‌ها هیچ دقیقه‌ای را از دست نمی‌دهند و پلیبند به برنامه‌هایشان هستند.

این دو جمله «وقت طلا است!» و «زمان ازدست‌‏رفته هرگز برنمی‌‏گردد!» را در این کتاب زیاد می‌شنویم. هر روز تنها ۱۴۴۰ دقیقه زمان دارید و اگر نمی‌توانید به افرادی که یک دقیقه از وقت تان را می‌خواهند نه بگویید، این دقیقه‌‏ها را یکی‌‏ یکی از دست می‌دهید.

در این کتاب یاد می‌گیرید که:

  • چگونه با استفاده از حقه‌‏ «سفر در زمان»، از به ‏تعویق ‏انداختن کارها جلوگیری کنیم؟
  • چگونه سوال‌‏های DDR هاروارد، از هدر رفتن ۸ ساعت در هفته جلوگیری می‌کنند؟
  • چگونه اولویت‏‌های واقعی را شناسایی کنیم؟
  • چگونه با استفاده از سیستم Zero 123، ایمیل‏‌های خود را مدیریت کنیم و اجازه ندهیم زمان مان هدر شود.
  • سیستم E-3C چگونه بهره‏ وری را افزایش می‌‏دهد؟
  • چگونه اضطراب را با ابزار معرفی‌‏ شده توسط ریچارد برانسون کاهش دهیم؟
  • چگونه محل‏ کارمان را در ساعت ۵:۰۰ بعد از ظهر بدون احساس گناه ترک کنیم؟
  • چگونه زمان ملاقات‌‏های کاری خود را به ‌‏درستی مدیریت کنیم؟
  • چگونه اجاره ندهیم شبکه‌‏های اجتماعی حواسمان را پرت کند؟
  • آزمون سنجش شخصیت از لحاظ مدیریت زمان
خلاصه کتاب ۱۵ راز مدیریت زمان
راهکارهای افزایش بهره‌وری از زندگی موفق‌ترین افراد دنیا
کوین کروس
در ۳۵ دقیقه دقیقه مطالعه کنید

و در آخر، زندگی کنید

در آخر فراموش نکنید که شما کار می‌کنید تا بهتر زندگی کنید. برای رسیدن به مقصد از جاده غافل نشوید. حفظ تعادل در همه‌چیز بسیار حیاتی است. موفقیت به اندازه خوشحالی و سالم بودن مهم است. تفریح و معاشرت را فراموش نکنید. زمان برای دوستان و خانواده‌تان بگذارید. کارهایی که دوست دارید انجام بدهید. زندگی خود را فقط در کار خلاصه نکنید و خود را زندانی نکنید. هرچه‌ روحیه بهتری داشته باشید، تمرکزتان بهتر است. یادتان باشد که زندگی کوتاه است و از همه جوانب زندگی لذت ببرید. راز موفقیت در این است و مدیریت زمان، مدیریت تمام لحظه‌های زندگی است.

حال که با فنون مدیریت زمان آشنا شدید، توصیه می‌کنیم تا در مطلب بعدی با ۹ راه درست و حسابی برای شاد زیستن آشنا شوید.
سوالات متداول
مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان یک مهارت و یادگرفتنی است. اگر از برنامه‌تان عقب می‌افتید یا به کارهایتان نمی‌رسید، در آن ضعف دارید. مدیریت زمان یعنی آن را به درستی تقسیم کنیم و به همه کارهایمان برسیم. با مدیریت زمان، با صرف زمان کمتر، کارهای بیشتری را انجام می‌دهید. مدیریت زمان به افزایش تمرکز، کاهش استرس و بالا بردن کیفیت کارها کمک می‌کند.

چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

مدیریت زمان یک مهارت است و راهکارهایی ساده به شما در مدیریت زمان کمک می‌کند. هدف گذاری درست، تشخیص اولویت ها، تعیین ددلاین برای کارها، نوشتن برنامه روز بعد در هر شب، حذف عوامل حواس پرتی، شناخت موانع مدیریت زمان در این مسیر به شما کمک می‌کند.

چرا اغلب وقت کم می‌آوریم؟

یکی از مهم‌ترین دلایلی که با کمبود وقت مواجه هستیم عدم اولویت بندی درست کار‌ها و پرداختن به کارهای فرعی به جای کارهای اصلی است. در این راستا گرگ مک کیون کتابی به رشته تحریر درآورده است، خلاصه کتاب اصل گرایی را می‌توانید از بوکاپو مطالعه کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *