ثبت نام و دریافت هدیه
هر رفتاری عواقبی دارد! اما نه در شرکتی که من کار می‌کنم. همکارم هر روز یک ساعت دیر به محل کار میرسد، اما من از خواب صبحم می‌زنم و همیشه به‌موقع در محل کار حاضر هستم. ولی چه فایده دارد؟ در آخر هر ماه مقدار فیش حقوقی ما یکی است! خبری از توبیخ اداری نیست! اصلا تفاوت خوب و بد مشخص نیست! رئیسم حتی به او یک اخطار خشک‌وخالی هم نمی‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌دهد. هر بار این مسئله را به مدیر گوشزد کرده‌ام، او پشت‌گوش انداخته است. انگار اصلاً حواسش به دوروبرش نیست! منم مثل روز‌های اول انگیزه کارکردن ندارم.
صرف‌نظر از اینکه چه‌قدر کارمندان خوب و وظیفه‌شناسی دارید، اگر مدت‌زمان زیادی با هم کار کنید، ممکن است روزی به دلیل سرپیچی از قوانین لازم باشد آن‌ها را توبیخ کنید. اینکه با چه رویکردی این مسئله را عنوان کنیم، تأثیر زیادی در ایجاد تنش یا مؤثر بودن توبیخ ما دارد. به همین دلیل باید بدانیم توبیخ چیست و روش صحیح و اصولی بازخواست کردن یک شخص بابت اشتباهی در قبال آن مسئولیت دارد، چیست.
توبیخ چیست؟
اگر بخواهیم این بحث را اصولی بررسی کنیم، باید اول بدانیم توبیخ یعنی چه؟ زمانی که یک کارمند از ارزش‌ها و سیاست‌های یک سازمان پیروی نکند، نیاز است که او را با توبیخ متوجه اهمیت نظم و انضباط در سازمان کنید. توبیخ اداری (official reprimand) یک هشدار شفاهی یا کتبی است که بهواسطه آن به کارمند خاطی اخطار میدهید که رفتار یا عملکرد او با استاندارد‌های وضع شده در سازمان شما هم‌خوانی ندارد. در نهایت، توبیخ به کارمند شما این هشدار را می‌دهد که در صورت تکرار این الگوی مشکل‌ساز، برخورد‌های انضباطی جدیتری با او خواهد شد. در این مقاله می‌خواهیم تفاوت مفاهیم اخطار و توبیخ را در کنار اهمیت شناخت معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان بررسی کنیم.
ارزیابی عملکرد کارکنان
سازمان‌ها برای اطمینان از انتظارات برآورده شده خود، ارزیابی‌هایی را به طور مکرر یا سالیانه انجام می‌دهند. سازمانی را در نظر بگیرید که از حسابرسی امور مالی خود با اعتماد کورکورانه به عملکرد حسابدار غافل شده است و در آخر سال با کوهی از حقوق‌ها پرداخت نشده، بدهی‌های سنگین مالی و مشتریان ناراضی روبه‌رو میشود. این شوک بزرگ و بحران مالی عواقب جدی با خود به همراه دارد. کارمند‌های ناراضی و اخلال در گردش طبیعی عملکرد شرکت، آن را تا مرز نابودی می‌کشاند. برای جلوگیری از این اتفاق، کافی بود که مدیر به طور پیوسته ارزیابی عملکرد کارکنان را انجام دهد. در این شرایط، با اولین اشتباه، حسابدار یک اخطار اداری جدی می‌گرفت و این داستان در نطفه خفه می‌شد.
ارزیابی عملکرد، یک روش سازنده برای تعیین کارآمدی کارکنان نسبت به مسئولیت‌هایی شغلی محول شده است. سازمان‌هایی که باتکیه‌بر نیروهای داخلی اهداف خود را پیش می‌برند، از طریق یک فرایند ارزیابی سیستماتیک عملکرد کارمندان را زیر نظر دارند. این ارزیابی نقش مهمی در افزایش حقوق سالانه و رتبه‌بندی آن‌ها دارد. علاوه بر این، ارائه بازخورد‌های دوره‌ای به کارکنان، بازخورد‌هایی در برابر عملکرد آن‌ها در طول دوره خواهد داد.
خواندن مقاله ۷ مهارت مدیریت ارتباط سازمانی موثر از مجله بوکاپو، به درک بهتر مدیریت ارتباط سازمانی و کسب مهارت‌های لازم در این حوزه کمک میکند. در این مقاله ارتباط سازمانی، انواع ارتباط سازمانی و مدیریت ارتباطات سازمانی به‌خوبی توضیح داده شده که منبع خوبی برای برقرای ارتباط موثر با کارمندان برای افزایش کارآمدی نیروی انسانی سازمان است.
شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان
کارآمدی کارکنان در جهت میزان برآورده کردن اهداف سازمانی سنجیده میشود، به همین دلیل هدفی که سازمان مربوطه دنبال میکند، تأثیر اصلی در تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان دارد. برای مثال سازمانی که در ارتباط مستقیم با مشتریان قرار دارد، مشتری‌مداری و تکریم مشتری را از شاخص های ارزیابی عملکرد کارکنان قرار می‌دهد، اما این در سازمانی که ارتباطی مستقیمی با ارباب‌رجوع وجود ندارد، اصلاً به‌عنوان معیار در نظر گرفته نمیشود. با درنظرگرفتن این واقعیت، موارد زیر شاخص‌های کلی ارزیابی عملکرد کارکنان هستند:
توانایی کار گروهی
دستیابی به اهداف سازمان در گرو کار گروهی و فعالیت‌های مکمل افراد مختلف در کنار یکدیگر است. کارفرمایان این مهارت را به شکل زیر ارزیابی می‌کنند.
نمونه فعالیت‌هایی که یک کار تیمی قوی را نشان می‌دهد:
- شرکت کردن در جلسه‌های همفکری با اعضای گروه
- داوطلب شدن برای پذیرفتن نقش در پروژه‌های تیم
- حمایت کردن از ایده‌ها و رویکرد دیگر اعضای گروه
- پذیرفتن مسئولیت‌هایی که دیگران از انجام آن سر باز می‌زنند
نمونه فعالیت‌هایی که یک کار تیمی ضعیف را نشان می‌دهد:
- تمایل نداشتن به شرکت در تعهدات گروهی
- باور نداشتن به اهداف یا رویکرد‌های پروژه
- مشارکت نکردن در کار‌های گروهی
- تلاش کردن برای تضعیف کار گروهی
در زمانه‌ای که ما زندگی می‌کنیم، بیش از هر زمان دیگری برای افزایش بهره‌وری شرکت‌ها، به کار تیمی نیاز است. برای یادگیری اصول کار تیمی اینجا را بخوانید.
توانایی ارتباط گرفتن
داشتن روابط‌عمومی بالا و توانایی ارتباط گرفتن، فاکتور مهمی در بعضی از مشاغل است. مدیران هر شرکت با درنظرگرفتن فاکتور‌های زیر این توانایی را می‌‌‌‌‌‌سنجند.
نمونه فعالیت‌هایی که قدرت ارتباط گرفتن را نشان می‌دهد:
- ارتباط گرفتن بهصورت حضوری و نوشتاری بهصورت واضح و مختصر
- پیگیری کردن ایمیل‌ها، پست‌های صوتی و سؤالات مشتریان
- توانایی داشتن در بیان دقیق ایده‌ها و مفاهیم
نمونه فعالیت‌هایی که ضعف ارتباط گرفتن را نشان می‌دهد:
- توانایی نداشتن در بیان مسائل بهصورت واضح و مختصر
- پاسخ ندادن یا پاسخ‌های ناقص به درخواست‌های همکاران
- توانایی نداشتن در بیان درست مفاهیم و داشتن اشتباهات فاحش نوشتاری
یادگیری ارتباط موثر با دیگران از فاکتور‌های مهم در داشتن یک عملکرد قابل‌قبول در کار گروهی است.
توانایی انجام مهارت‌های شغلی
این فاکتور باتوجه‌به حوزه کاری فرد و نقشی که در آن دارد کاملاً متفاوت است، و عملکرد شخص در این زمینه با توجه مسئولیت‌های فردی سنجیده میشود.
- اهمیت‌دادن به زمان شروع کار و تحویل پروژه‌های کاری
- توجه کردن به جزئیات برای انجام امور به بهترین شکل
- خلاق بودن به میزانی که شرکت شما پیشرو باشد
- مدیریت‌کردن زمان که نقش مهمی در کنترل امور دارد
- ثبات داشتن از اصول اولیه کاری و جلب اعتماد سازمان است
- ابتکار عمل داشتن در شرایط سخت و بحرانی
مدیران معمولاً عملکرد شما را در فاصله بین دو ارزیابی بررسی می‌کنند تا بدانند چند درصد از اهداف از پیش تعیین شده عملی شده است! این انتظارات کاملاً بستگی به شغل شما دارد؛ بنابراین وسواس زیادی در این بخش به خرج ندهید. در هر محیط و کاری که قرار بگیرید مسئولیت‌های متفاوتی به گردن شما است. به‌عنوان‌مثال، مدیر نیروی انسانی یک شرکت را در نظر بگیرید. این شخص به ارتباط مؤثر با کارمندان و رسیدگی به نیاز‌های آن‌ها توجه میکند. همه برنامه‌ریزی‌ها و اهداف او در جهت بهبود خدمات نیروی انسانی شرکت است، اما کارمند بخش مارکتینگ سازمان چه؟ او علاوه بر نیاز داشتن به دانشی متفاوت در حوزه مارکتینگ، باید بتواند ارتباطات مؤثری با خارج از سازمان برقرار کند و با مشتری‌های جدید ارتباط برقرار کند.
اخطار اداری چیست؟
در مثال ذکر شده، آنجا که یک کارمند قوانین ساعت شروع کاری را نقض کرده و دیر راهی محل کار میشود، یک مدیر اثربخش با اخطار اداری او را متوجه اشتباهش خواهد کرد. اخطار اداری معمولاً اولین مرحله برای متذکر شدن قوانین انضباطی به کارمند خطاکار است. با این شیوه به کارمند فرصت می‌دهند تا دست از نقض قوانین بردارد و به رعایت اصول سازمان پایبند باشد؛ بنابراین وقتی در محل کار اخطاری دریافت می‌کنید، چه شفاهی و چه کتبی، آن را جدی بگیرید! اخطار اداری یک نشانه جدی از نارضایتی مدیر از عملکرد شما است. شاید فکر کنید حالا مدیر یک صحبتی کرده و رد شده است، اما مسئله را جدی بگیرید. چرا که عواقبی مثل تعلیق یا اخراج خیلی دور از انتظار نیست.
برخی از دلایل رایج برای اخطار اداری در سازمان عبارت‌اند از:
- غیبت کردن و حاضر نبودن به‌موقع در محل کار: کارمندی که به دلایل مختلف و بی‌اطلاع غیبت میکند، ضربات جبران‌ناپذیری به میزان کارآمدی سازمان و دیگر کارمندان وارد میکند. داستان به همین‌جا نیز ختم نمیشود، این غیبت‌ها هزینه‌های سنگینی به سازمان تحمیل میکند که گاهی آن را تا مرز ورشکستگی می‌کشاند. باید درباره غیبت‌های مکرر با کارمند صحبت کنید و اوضاع را تحت کنترل خود درآورید.
- عملکرد ضعیف کارمندان در محل کار: کارمندی که با سهل‌انگاری به اشتباهات تکراری خود ادامه می‌دهد، با افراد تیم همکاری نکرده و کار گروهی همیشه لنگ این فرد می‌ماند یا انگیزه‌ای برای کارکردن ندارد، باید یک اخطار جدی در ارتباط با نحوه عملکردش در گروه و محیط کار دریافت کند. بالاخره افراد بر حسب نیاز و به دلایل مشخصی استخدام می‌شوند و با اهمال‌کاری در انجام وظایف، سازمان دچار بحران میشود.
- نادیدهگرفتن استاندارد‌های سازمان و خط مشی‌های آن: یک سازمان برای دستیابی به اهداف سازمانی، برنامه‌ها و رویکرد‌های مشخصی را برای کارمندان خود در نظر می‌گیرد. رسیدن به این اهداف باید در گرو عملکرد صحیح همه کارکنان در جهت دستیابی به اهداف باشد. حالا این وسط یک نفر مرتب کار را می‌پیچاند و در انجام مراحل کار کم‌کاری میکند. اخطار اداری در اینجا به داد مدیر رسیده و کارمند را متوجه اشتباهش میکند.
بازی دومینو مثال خوبی از سازوکار و به‌هم‌پیوستگی برنامه‌های یک شرکت در جهت تحقق اهداف سازمانی است. حالا فرض کنیم شما طبق یک نقشه حساب شده تمام مهره‌های مستطیلی شکل دومینو را با صرف وقت و برنامه‌ریزی دقیق چیده‌اید. حالا فقط کافی است یک‌مهره بافاصله بیشتر چیده شده باشد تا نقشه شما خراب شود! شما انتظار دارید با یک فشار ساده انگشت، کوهی از دومینوهای چیده شده به ترتیب به زمین بیفتند، اما آن سهل‌انگاری کار را در نقطه هیجان‌انگیز ماجرا متوقف میکند.
عملکرد صحیح انفرادی و تیمی کارمندان هم نقش همین مهره‌های دومینو را در سازمان دارند. عملکرد مدیرت در اخطار دادن‌های به‌موقع از بروز همچنین اتفاقاتی جلوگیری میکند. موارد مهمی در کتاب چگونه رهبر مثبتی باشیم برای کسانی که می‌خواهند از تمام ظرفیت تیم کاری خود بهره ببرند آورده شده است. اگر به‌عنوان مدیر یک تیم حرفه‌ای به کسب مهارت‌های مؤثر در رهبری نیازمند هستید، فرصت را از دست ندهید! نکات مهم این کتاب را در وب‌سایت بوکاپو مرور کنید.
تفاوت اخطار و توبیخ
اخطار به اولین مرحله از اعلام نارضایتی مدیر نسبت به عملکرد کارمند گفته میشود، اما توبیخ اداری تبعات بیشتری برای کارمند به همراه دارد. در این مرحله مدیر بهصورت خیلی جدی به کارمند تذکر می‌دهد و در صورت اهمال‌کاری، او با تاوان‌های عملکرد خود روبه‌رو میشود. مثلاً مدیری که یک‌بار به‌طورجدی از کارمند خود خواسته که زمان‌بندی را رعایت کند و دیرتر از ساعت مقرر در شرکت حاضر نشود و کارمند با بی‌توجهی این کار را ادامه دهد، با توبیخ اداری از سمت مدیر روبه‌رو میشود.
اخطار لحنی جدی اما ملایم‌تر دارد و مدیر در اولین مرحله خواستار عدم تکرار کار اشتباه است، اما توبیخ اداری کارمند را تهدید به اعمال مجازات میکند. شما ممکن است متحمل جریمه مادی شوید یا اصلاً کار خود را از دست بدهید. علاوه بر این، توبیخ بهصورت مستند در پرونده شما ثبت میشود و از لحاظ قانونی کارمند تحت‌فشار بیشتری قرار می‌گیرد.
درخواست توبیخ کارمند
نامه توبیخ اداری یک بیانیه رسمی است که توسط مدیر نوشته میشود. درخواست توبیخ کارمند، یک اقدام رسمی برای تذکر جدی به کارمند و آگاه کردن او از عواقب رفتارش است. اگر سازمان شما دارای بخش منابع انسانی باشد، دستورالعملهای سازمان در کتابچه راهنمای کارکنان نوشته شده است. صرف‌نظر از روش ابلاغ سیاست‌های شرکت‌به‌کارمند، خیلی منطقی است که مدیران انتظار رعایت قوانین سازمان را داشته باشند.
کتابچه راهنمای کارکنان باید عواقب ناشی از سرپیچی از دستورالعملهای سازمان را نیز داشته باشد. این آگاهی دادن از قبل به مدیر این امکان را می‌دهد تا با قاطعیت بیشتری درخواست توبیخ کارمند را داشته باشد. مدیر این درخواست را به بخش منابع انسانی ابلاغ میکند و آن‌ها را در جریان عملکرد کارمند قرار می‌دهد.
توبیخ کردن افراد سازمان
توبیخ کارمندان همیشه از محبوبیت مدیران کاسته است، اما آن‌ها برای ساماندهی اوضاع چاره جز توبیخ اداری ندارند! همه افراد سازمان در انجام کار اشتباه می‌کنند، اما همه را با یک چوب زدن انصاف نیست! بعضی از کارکنان اشتباهات جدی مرتکب می‌شوند که باید با یک توبیخ اداری از تکرار آن جلوگیری کرد یا حداقل احتمال تکرار آن را کاهش داد. اگر مشکل ادامه پیدا کند، عملکرد کل سازمان زیر سؤال می‌رود.
مدیران یاد می‌گیرند بدون خدشه واردکردن به عزت‌نفس افراد سازمان، آن‌ها را در مواقع لزوم توبیخ کنند. آیا شما مدیر یک شرکت یا بخشی از یک شرکت هستید؟ آیا قصد دارید کسب‌وکار خودتان را راه بیندازید یا رهبری یک تیم را بر عهده دارید؟ اگر بله، احتمالاً دغدغه این را دارید که چگونه رئیس خوبی باشید. کیم اسکات، نویسنده کتاب صراحت بیان برای مدیران، به یک اصل ساده اشاره دارد: یک رئیس خوب، یک رئیس رک و راست است. اگر می‌خواهید بدانید که رک و راست بودن یعنی چه و چگونه می‌توانید رئیس خوبی باشید و به بهترین نتایج برسید، مطالعه خلاصه کتاب صراحت بیان برای مدیران در بوکاپو را از دست ندهید.
نحوه صحیح مواجه با توبیخ
افراد با چالش‌های مختلفی در محیط‌های کاری مواجه می‌شوند، از همکاران غیرمسئول گرفته تا جواب پس دادن به یک مدیر بداخلاق، اما قضیه به همین‌جا ختم نمیشود. یک روز شما به دلیل رعایت‌نکردن ارزش‌های سازمان توبیخ خواهید شد و آن روز انگشت اشاره به‌درستی شما را هدف گرفته است.
روزی که توبیخ را دریافت می‌کنید، گله کردن از همکاران یا سرزنش مدیر خود گره‌گشا نخواهد بود، باید به دنبال راه‌حل درست این مشکل باشید. البته فراموش نکنید همیشه توبیخ چیز بدی نیست، اغلب از این طریق مدیرتان به شما کمک میکند در شغلتان پیشرفت کنید و مسئولیت‌پذیرتر شوید. در زمان دریافت توبیخ اداری در محل کار نکات زیر را رعایت کنید:
خوب گوش کنید
در جلسه به صحبت‌های مدیر درباره عملکرد خود خوب گوش کنید. وقتی چیزی را متوجه نمی‌شوید، به شیوه‌ای محترمانه از او بخواهید واضح منظورش را بیان کند. از این طریق شما نشان میدهید که مشکل را درک کرده و در حل آن احساس مسئولیت می‌کنید. هیچ چیزی بیشتر از بی‌توجهی دوباره شما را درگیر عواقب جدی‌تر نخواهد کرد.
اهدافی را مشخص کنید
پس از اینکه نگرانی‌های مدیر را درباره رفتار مشکل‌ساز خود شنیدید، اهدافی را برای حل سریع‌تر مشکل مشخص کنید. در این‌جور مواقع معمولاً یک مدیر دلسوز پابه‌پای شما هم فکری خواهد کرد. تعیین هدف نه‌تنها به شما کمک میکند که این مشکلات پیش‌آمده را سریع‌تر سروسامان دهید، بلکه به مدیر خود نشان میدهید که توبیخ را جدی گرفته‌اید.
اقداماتی را برای تغییر عملکرد خود انجام دهید
اهداف تعیین کرده را دنبال کنید! تنها راهی که مدیر باور میکند توبیخ او را جدی گرفته‌اید، تغییر عملکرد شما است. شما که نمی‌خواهید در آینده‌ای نزدیک با یک توبیخ جدی‌تر دچار بحران کاری شوید؟
تغییرات را در طی یک جلسه پیگیری کنید
برآورده کردن انتظارات مدیر طبق توبیخ دریافت شده یک اصلی کلی است که باید از رعایت آن اطمینان حاصل کنید. فهرستی از کار‌های انجام شده را در دست داشته باشید تا به مدیر نشان دهید از طریق چه اقداماتی یک سری تغییرات رفتاری داشته‌اید. بعدازاین جلسه می‌توان مطمئن شد که مدیر دررابطه‌با تغییرات شما چه نظری دارد.
توسعه مهارت‌های فردی و افزایش مهارت‌های اجتماعی، به شما کمک میکند در زمان مواجه با این چالش‌ها خونسردی خود را حفظ کرده و مسئولانه با مشکل برخورد کنید. برای اینکه روابط مؤثری در سازمان داشته باشید و نظم و ترتیب بیشتری به زندگی و برنامه‌های روزانه خود بدهید، کتاب خلق رفتارهای ماندگار نوشته مارشال گلدسمیت را مطالعه کنید.
کلام آخر
اگر مدیر ارزیابی دقیقی از عملکرد کارکنان نداشته باشد، «سنگ روی سنگ بند نمیشود». ما نمی‌توانیم همین‌جوری از در وارد شده و هرکسی که خوشمان نمی‌آید را توبیخ اداری کنیم. این برخورد انضباطی سیاست‌های مدونی دارد که بر اساس نوع سازمان و مسئولیت‌های کارکنان متفاوت است. در این مقاله ما اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان و شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان را به‌تفصیل بیان کرده‌ایم. همچنین درباره تفاوت اخطار اداری و توبیخ اداری و زمان مناسب هریک صحبت شده است تا درک بهتری از گرفتن یک اخطار به‌عنوان کارمند و دادن یک اخطار به‌عنوان مدیر سازمان داشته باشید.
توبیخ به معنای تذکر جدی به کارمند به دلیل نادیدهگرفتن دستورالعملهای یک سازمان است. توبیخ بهواسطه مدیر به فرد خاطی از طریق کلام یا نامه منتقل میشود که در آن عواقب این کار را بهصورت جدی به او گوشزد میکند.
تذکر اولین مرحله از اقدامات انضباطی علیه یک کارمند است. مدیر با تذکر دادن کارمند را متوجه اشتباه خود کرده و قوانین را به او یادآور میشود. در مرحله توبیخ این اقدامات جدی‌تر است و هشدارهایی نظیر اخراج، کسر از حقوق یا چیز‌های دیگر به کارمند داده میشود.
وقتی برای اولینبار کارمند شما دیر به محل کار میرسد به او قوانین کاری را یادآور شده و اخطار میدهید، اما توبیخ اداری مرحله بعدی اخطار است و در آن مدیر با لحن جدیتری از طریق کلام یا نامه عواقب ادامه این روند را به کارمند متذکر میشود.
دومین مرحله از اقدامات انضباطی علیه کارمند توبیخ کتبی است. در این مرحله مدیر دوباره قوانین سازمان را از طریق نامه یادآور شده و به او هشدارهایی دررابطه‌با تکرار دوباره رفتارش خواهد داد.
