مدیریت ارتباط سازمانی موثر

۷ مهارت مدیریت ارتباط سازمانی موثر

فهرست مطالب

کارکنان غیرمولد باری روی دوش سازمان هستند، مشتریان ناراضی سقوط یک سازمان را نشانه گرفته‌اند و یک تصویر ضعیف و منفی از برند، آخرین میخ در تابوت مرگ یک کسب و کار است. چنین مسائل بغرنجی به یک موضوع ساده اما مهم به نام «ارتباط سازمانی» وابسته هستند.

ارتباط سازمانی را می‌توان به عنوان روشی برای انتقال و به اشتراک‌گذاری اطلاعات مانند اهداف سازمانی، برنامه‌های عملیاتی، سیاست‌ها، قوانین و مقررات و سایر جزئیات تعریف کرد. ارتباطات در یک سازمان ممکن است به روش‌های مختلفی انجام شوند اما هر سازمانی روش ارتباطی مخصوص به خود را دارد.

برای درک عمیق‌تر موضوع مدیریت ارتباط سازمانی و کسب مهارت‌های لازم در این حوزه، با مقاله دیگری از مجله بوکاپو همراه باشید.

ارتباط سازمانی چیست؟

ارتباطات سازمانی (Organizational Communication) بخش جدایی‌ناپذیری از هر سازمان است که در ایجاد یک کسب و کار موفق نقش اساسی ایفا می‌کند. ارتباطات در یک شرکت، بر رفتار افراد شاغل در آن تأثیر می‌گذارند. ارتباطات در یک سازمان، یک مؤلفه مهم مدیریتی است زیرا نقش مدیریت برنامه‌ریزی و هدایت را به همراه دارد.

افرادی که در یک سازمان کار می‌کنند – چه مدیران و چه کارکنان – باید از نحوۀ رفتار درست برای ایجاد یک فضای کاری خوب در سازمان آگاه باشند. ارتباطات در یک سازمان، چگونگی رفتار افراد در سازمان را نیز شکل می‌دهند. از طرفی، رفتار افراد در سازمان است که بر ایجاد انگیزه آن‌ها در دستیابی به اهداف سازمانی تأثیر می‌گذارد.

ارتباط سازمانی نقش اساسی در نحوۀ تعامل افراد با یکدیگر ایفا می‌کند. از جنبه منفی، عدم مدیریت ارتباطات ناکارآمد می‌تواند منجر به سوء تفاهم، عدم هماهنگی و بی‌کفایتی در سازمان شود. بنابراین، داشتن ارتباط مؤثر در سازمان برای اجرای بهینه برنامه‌ها و کمک به موفقیت کلی کسب و کار، ضروری است.

ارتباط مؤثر در یک سازمان بسیار حیاتی است و این مسئله باید تحت عنوان «مدیریت ارتباط سازمانی» اجرا شود. مدیریت ارتباط سازمانی به فرآیندی گفته می‌شود که در آن مدیران و همکاران به انتقال و تبادل اطلاعات، مفاهیم، افکار و ارزش‌های موجود در سازمان می‌پردازند تا به یک هدف که همان فرهنگ سازمانی اثربخش است، برسند. یک مدیر توانمند باید از هوش هیجانی نسبتا خوبی نیز برخوردار باشد تا بتواند رفتار افراد را بهتر درک کرده و تیم و سازمانش را بهتر هدایت کند. هوش هیجانی به مجموعه‌ای از توانایی‌ها گفته می‌شود که به افراد کمک می‌کند نوع هیجانات را در خودشان یا دیگران تشخیص بدهند و با مدیریت احساسات و منطق خودشان و دیگران تصمیمات بهتری بگیرند.

هوش هیجانی، یک مهارت ضروری برای توسعه و پیشرفت سازمان است که تقویت آن هم برای کارکنان هم برای مدیران موثر خواهد بود. اگر مایلید با تاثیرات هوش هیجانی در بهبود روابط اثربخش در سازمان و راهکارهای تقویت آن آشنا شوید، مطالعه مقاله هوش هیجانی چیست را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

انواع ارتباط سازمانی

کسب و کاری را در نظر بگیرید که کارکنان آن با یکدیگر ارتباط موثری ندارند و جریان اطلاعات در آن وجود ندارد. به هیچ عنوان نمی‌توان اسم چنین جمعی را یک تیم نامید. در واقع هیچ سازمانی نمی‌تواند بدون ارتباط مناسب بین افراد مختلف در سازمان زنده بماند. چهار نوع مختلف ارتباطات سازمانی وجود دارند. برخی از سازمان‌ها فقط از یک نوع ارتباطی پیروی می‌کنند، در حالی که برخی دیگر ترکیبی از انواع ارتباطات را دنبال خواهند کرد.

اجازه دهید ابتدا انواع مختلف ارتباطات که در یک سازمان بین افراد برقرار می‌شود را بیاموزیم تا از تأثیر آن‌ها بر سازمان مطلع شویم:

۱- ارتباط رسمی (Formal Communication)

ارتباطات رسمی ‌یکی از رایج‌ترین انواع ارتباط سازمانی است که در اکثر کسب و کارها اجرا می‌شود. ارتباطات رسمی از طریق کانال‌های ارتباطی از پیش تعیین شده توسط مدیران و کارکنان صورت می‌گیرد. ارتباطات رسمی بیشتر در سازمان‌هایی صورت می‌گیرند که دارای «ساختار سازمانی سلسله مراتبی» هستند. در چنین سازمان‌هایی، کارکنان نمی‌تواند مستقیماً با مدیریت عالی ارتباط برقرار کند و ارتباط بین آن‌ها از طریق مدیران میانه صورت می‌گیرد.

۲- ارتباط غیررسمی (Informal Communication)

این نوع ارتباط سازمانی، نقطه مقابل ارتباطات رسمی است. ارتباطات غیررسمی از طریق کانال‌های رسمی صورت نمی‌گیرند. سازمان‌هایی که از ارتباطات غیررسمی برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می‌کنند، هیچ کانال ارتباطی از پیش تعریف شده‌ای ندارند. این بدان معناست که ارتباط بین مدیریت و کارکنان سازمان، می‌تواند از طریق مجاری ارتباطی متعددی انجام شود.

انواع ارتباط سازمانی

علاوه بر این، سازمان‌هایی که از ارتباطات غیررسمی استفاده می‌کنند، ساختار سلسله مراتبی مناسبی ندارند. همۀ کارکنان شاغل در چنین سازمان‌هایی، در یک سطح در نظر گرفته می‌شوند.

۳- ارتباط عمودی (Vertical communication)

ارتباطات رسمی را می‌توان به دو دسته ارتباط عمودی و ارتباط افقی تقسیم کرد. ارتباط عمودی نوعی ارتباط است که بین مدیران و زیردستان برقرار می‌شود. ارتباط عمودی را می‌توان بیشتر به صورت ارتباط عمودی به سمت بالا و ارتباط عمودی به سمت پایین تقسیم کرد.

در ارتباطات عمودی رو به بالا، ارتباطات از مدیران به زیردستان صورت می‌گیرد. در حالی که ارتباط عمودی رو به پایین، از زیرمجموعه‌ها به مدیران آن‌ها صورت می‌گیرد.

۴- ارتباط افقی (Horizontal Communication)

نوع دیگر ارتباطات در یک سازمان، ارتباط افقی است. این نوع ارتباط بین افرادی برقرار می‌شود که در یک سطح کار می‌کنند. مثلاً کارکنان با کارکنان و مدیران با مدیران. با این که این شیوه ارتباطی به افزایش روحیه کمک می‌کند اما ممکن است عدم وجود همبستگی باعث آسیب‌های مختلفی به سازمان شود.

در یک سازمان افراد و گروه‌های مختلفی با تجربه، سن و شخصیت‌های متفاوت با یکدیگر همکاری می‌کنند. ایجاد ارتباط سازنده و نتیجه بخش بین این بخش‌ها و تیم‌های مختلف در یک سازمان، نیازمند راهکارها و تاکتیک‌های مخصوص به خود است. مقاله چهار روش برای کمک به نسل‌ها برای همکاری بیشتر، به شما روش‌هایی را آموزش می‌دهد که بتوانید بین افراد مختلف، از تازه‌کارها و تازه فارغ التحصیلان تا پرسنل با تجربه سازمان همکاری بهتری برقرار کنید. پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را در مجله بوکاپو مطالعه کنید.

اهمیت مدیریت ارتباط سازمانی

اگر اهمیت ارتباطات سازمانی را نادیده بگیرید، واقعاً توانایی سازمان خود را برای موفقیت کور کرده‌اید! بیایید عمیق‌تر به اهمیت ارتباط سازمانی بپردازیم و بررسی کنیم که چگونه ارتباطات تأثیر قابل توجهی در موفقیت سازمان دارند:

تعهد شغلی

به بیان ساده، تعهد کارکنان بدین معناست که چگونه کارکنان یک سازمان در هر شرایطی بر وظیفه موردنظر خود تمرکز می‌کنند و تلاش کنند خروجی مورد نظر را استخراج کنند. فراتر از فداکاری که می‌تواند با تعهد مرتبط باشد، تعامل مستقیماً با احساس ارزشمند بودن در ارتباط است.

مطمئن‌ترین راه برای کمک به کارکنان این است که نحوه ارتباط با آن‌ها را کشف کنید. کلماتی که استفاده می‌کنید، لحن صدای شما و نحوۀ پاسخ به مسائل کارکنان می‌تواند بر میزان تعهد آنها تأثیر بگذارد. با اعمال شیوه‌های ارتباطی که به کارکنان کمک می‌کند احساس ارزشمند بودن کنند، می‌توانید خلاقیت کارکنان را بیدار کنید تا موفقیت سازمان را تضمین کرده باشید.

رضایت مشتری

رضایت مشتری عبارت است از میزان رضایت مشتری از یک سازمان که شامل خدمات، محصول یا تعاملات مثبت است. همانطور که همه می‌دانیم، رضایت مشتری برای بقاء و موفقیت سازمان بسیار مهم است. شما می‌توانید بهترین محصول یا خدمات را داشته باشید اما اگر مشتری احساس کند که سازمان شما برای او ارزش قائل نیست، خیلی سریع سراغ رقبای دیگر بازار می‌شود.

مشتریان وقتی راضی می‌شوند که تعاملات آن‌ها با سازمان حس ارزشمند بودن را به آنها منتقل کند. گاهی ممکن است محصول یا خدمات نامناسب مشتری را ناراحت کند اما شیوه تعامل شما با نارضایتی مشتری و تلاش برای بهبود و جبران کاستی‌ها، می‌تواند او را یه چرخه فروش بازگرداند.

کتاب منتقدانت را در آغوش بگیر اثر جی بائر، نکات ارزشمندی را درباره نحوه برخورد با نارضایتی مهم‌ترین مهره‌های یک سازمان، یعنی مشتریان بیان می‌کند. با مطالعه این کتاب می‌آموزید چگونه از شکایات مشتریان برای توسعه و پیشرفت سازمانتان استفاده کنید.

خلاصه کتاب منتقدانت را در آغوش بگیر
چگونه از شکایات مشتریان، برای توسعه و رشد کسب و کارتان بهره ببرید
جی بائر
در ۲۵ دقیقه مطالعه کنید

فواید ارتباط سازمانی

۱– به آگاهی بیشتر کارکنان کمک می‌کند: کارکنان اهدافی که برای آنها مشخص شده و روشی که برای دستیابی به این اهداف مورد استفاده قرار می‌گیرد را درک خواهند کرد. به آن‌ها نه تنها تکنیک‌های رسیدن به موفقیت گفته می‌شود بلکه بازخورد‌هایی نیز برای بهبود کارشان ارائه خواهند شد. ارتباطات سازمانی به روشن شدن شبهات یا سوء تفاهم‌ها در محیط کاری کمک می‌کند.

۲ در یک سازمان نقش منبع اطلاعات را ایفا می‌کند: اطلاعات از طریق ارتباطات به کارکنان منتقل می‌شوند. این اطلاعات به کارکنان در تصمیم‌گیری‌های مهم کمک می‌کنند زیرا داشتن این اطلاعات به آن‌ها یک روش عملی جایگزین برای انجام یک کار خاص می‌دهد.

۳ برای معاشرت ضروری است: از طریق ارتباط، کارکنان در شرکت با یکدیگر معاشرت می‌کنند. همچنین اجتماعی شدن برای ایجاد پیوندهای قوی بین کارکنان و رشد یک سازمان ضروری است. کارکنان با ارتباط قوی در مقایسه با کارکنان با ارتباط ضعیف، نگرش مثبت‌تری به موفقیت سازمان دارند.

۵ نقش مهمی در فرآیند کنترل ایفا می‌کند: نقش مدیران این است که به زیر دستان خود راهنمایی دهند و از آن‌ها بازخورد بگیرند. ارتباطات سازمانی مؤثر این وظایف را بهتر می‌کند. زیردستان می‌توانند وظایف خود را به نحو احسن انجام دهند. هنگامی که با کارکنان ارتباط خوبی برقرار می‌شود، آنها می‌توانند مشکلات را به‌ راحتی با مدیران در میان بگذارند.

چالش‌های ارتباط سازمانی

اگرچه ارتباطات سازمانی بخشی جدایی‌ناپذیری از هر سازمانی است اما هنوز چالش‌های زیادی وجود دارند که یک سازمان هنگام تهیه یک برنامه ارتباطی مناسب با آن روبرو می‌شود. ارتباطات سازمانی هرگز نمی‌توانند مؤثر و کارآمد باشند، در صورتی که به چالش‌های مربوط به آن توجهی نشود.

موارد زیر چالش‌های ارتباطی سازمانی هستند که هر کسب و کاری باید آنها را به خوبی بشناشد:

۱- طرح یک برنامه

اولین و مهم‌ترین چالشی که ممکن است هنگام تهیه یک برنامه ارتباطی با آن روبرو شوید، طراحی اصولی آن است. ایجاد یک برنامه مناسب برای همۀ افرادی که در سازمان کار می‌کنند، بسیار چالش برانگیز است. بخش‌ها و عملکردهای مختلف در آن بخش‌ها به راه حل‌های متفاوتی برای مشکلات ارتباطی احتمالی نیاز دارند.

به عنوان مثال، در بخش لجستیک (حمل و نقل) اکثر کارکنان دور از محیط اداری کار می‌کنند و به ندرت در دفتر حضور دارند. ایجاد ارتباط سازمانی بین تیم‌های دورکار و حضوری چالشی بزرگ برای طرح یک برنامه است. ازطرف دیگر، مدیران باید برنامه و ابزارهایی را برای ارتباطات دو سویه با اثربخشی بالا را فراهم کنند.

دبرا کوری در کتاب مدیریت منابع انسانی موثر، برنامه‌ای قدم به قدم برای مدیریت بهتر نیروهای انسانی ارائه و اهمیت این ارتباط را از جنبه‌های مختلفی برای حفظ بقا و اثربخشی یک سازمان بررسی کرده ‌است. پیشنهاد می‌کنیم خلاصه نکات کاربردی و کلیدی این کتاب را هم‌اکنون در وبسایت بوکاپو مطالعه کنید.

خلاصه کتاب ارتباط منابع انسانی موثر
راهنمای گام‌به‌گام برای اجرای موثر برنامه‌های حوزه‌ی منابع انسانی
دبرا کوری
در ۲۸ دقیقه مطالعه کنید

۲- اندازه سازمان

چالش بعدی که ممکن است هنگام تهیه یک برنامه با آن روبرو شوید، اندازه سازمان است. به ویژه در سازمان‌های بزرگ، تهیه یک برنامه مؤثر چالش‌برانگیز خواهد بود زیرا چندین بخش و زیرمجموعه در سازمان وجود دارد و صدها کارمند در آن بخش‌ها کار می‌کنند.

خصوصیات هر بخش بسته به نوع کاری که انجام می‌دهند و روحیاتی که افراد هر بخش دارند، باعث می‌شوند در چنین مواردی تهیه یک برنامه جامع، بسیار چالش برانگیز می‌شود. در چنین مواردی ضروری است در هر بخش مدیریت ارتباطات سازمانی در نظر گرفته شود.

۳- مسئولیت پذیری

مسئولیت پذیری یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی است که هنگام تهیه یک برنامه کامل باید به آن توجه کرد. چگونه می‌توان مسئولیت‌پذیری را تضمین کرد؟ چگونه می‌توان مطمئن شد که پیام یا اطلاعات به اشتراک گذاشته شده در حین ارتباط دچار تحریف نشده‌اند؟ هنگام تغییر داده‌ها چه اقداماتی باید انجام شوند؟ و چگونه می‌توان منشأ وقفه را ردیابی کرد؟ داشتن پاسخ برای همۀ این سؤالات ضروری است. حفظ پاسخگویی در غیاب یک برنامه ایده آل و مؤثر، چالش برانگیز است.

۴- صداقت

آخرین و مهم‌ترین چالش ارتباط سازمانی، صحت اطلاعات است. این چالش سازمان‌هایی را درگیر می‌کند که روش ارتباطی غیررسمی را انتخاب می‌کنند. در یک محیط غیررسمی، احتمال یکپارچگی داده‌ها تحت تأثیر قرار می‌گیرد. بنابراین، اطمینان از اینکه می‌توان صحت اطلاعات را هنگام برقراری ارتباط در سازمان حفظ کرد، یک چالش مهم است.

مهارت‌های مورد نیاز برای مدیریت ارتباط سازمانی

مهارت ارتباطی هر سازمان متفاوت خواهد بود. با این حال، می‌توان مهارت اصلی را به انواع زیر دسته بندی کرد:

آموزش دادن

آموزش در ارتباطات سازمانی مهم است. کارکنان باید در زمینه سیاست‌های ارتباطی شرکت (کتبی و شفاهی) آموزش ببینند. این وظیفه بر عهده مدیران بالا‌دستی است که بتوانند اطلاعات خود در این حوزه را به خوبی به کارکنان منتقل کنند. مدیران باید با مطالعه کتاب و کسب تحصیلات در حوزه مدیریتی، دانش خود را افزایش دهند. همچنین، داشتن اطلاعات زیاد به اندازه نحوه انتقال اطلاعات مهم نیست! زیرا انتقال درست دانش خود به تنهایی مهارتی ویژه محسوب می‌شود.

راهنمایی مؤثر

ارتباطات سازمانی نیز بر منابع مناسب متکی است. کارکنان باید به کتابچه‌ای دسترسی داشته باشند که دارای قوانین اخلاقی، دستورالعمل‌های ارتباط با مشتریان و خط مشی مشخص سازمانی است. تهیه این راهنما بخشی از مهارت‌های مدیران است. مدیریت باید با اشراف کامل بر اهداف، ارزش و مأموریت سازمان، راهنمای فرهنگی – ارتباطی مؤثری تهیه کند.

پاسخگو بودن

ارتباط سازمانی مؤثر متکی به عمل است. اگر کارکنان به طور مکرر مشکلات را گزارش کرده و تغییراتی مشاهده نکنند، به مدیران خود اعتماد نخواهند کرد. پاسخگو بودن نه در کلام بلکه در عمل جهت رفع نیازهای کارکنان از سوی مدیران باید انجام شود. کارکنان در هر زمان ممکن است نیازهای به حقی داشته باشند، پاسخگویی به این نیاز در بهترین شکل خود، یک مهارت ویژه است. به طور کلی، مدیران باید گوش شنوا داشته باشند!

نحوۀ برخورد

طرز برخورد با مسائل (چه خوب و چه بد) یکی از مهمترین مهارت‌های مدیریت در ارتباطات سازمانی است. در نحوۀ برخورد باید قاطعیت و رفتار دوستانه وجود داشته باشد. اگر قاطعیت وجود نداشته باشد، کارکنان ممکن است کم کاری کنند. اگر رفتار دوستانه نباشد، کارکنان خیلی زود از شرکت بیرون می‌روند.

مهارت های ارتباط سازمانی

این واقعا مهم است که بدانید در چه موقعیتی و چقدر به کدام کارکنان خود باید آزادی عمل بدهید یا چه مقدار از چه اطلاعاتی را در اختیار آنان بگذارید. نکات ظریفی در نحوه برخورد صحیح یک مدیر با کارکنانش نهفته است که در این مورد می‌توانید چند مورد از اسرار کار در شرکت گوگل را الگوی خود قرار دهید و کشف کنید که چرا افراد مایلند برای شرکت گوگل کار کنند؟

خلاصه کتاب اسرار کار
اسراری از بطن شرکت گوگل، که می‌تواند شیوه زندگی و رهبری شما را دگرگون کند
لازلو باک
در ۲۲ دقیقه مطالعه کنید

آنالیز نتایج

داده‌ها در ارتباطات سازمانی مهم هستند. همۀ سازمان‌ها باید داده‌های کیفی و کمی مانند نرخ گردش مالی و رضایت کارکنان را برای ایجاد یک محیط کاری مؤثرتر اندازه‌گیری کنند. چگونگی اندازه گیری این داده‌ها باید جزو اختیارات مدیریت باشند تا آنها بدانند چه نوع اصلاحاتی را باید در فرهنگ سازمانی خود اعمال کنند.

تاثیر ارتباطات در رفتار سازمانی

ارتباط مؤثر بر سازمان و افرادی که در آن کار می‌کنند، تأثیر مثبتی می‌گذارد. بگذارید یک به یک با این تأثیرات آشنا شویم:

  • ارتباط مؤثر به کاهش سوء تفاهم بین کارکنان و مشتریان و شرکای تجاری کمک می‌کند. از این رو، تعداد دعاوی و شکایات نیز به حداقل می‌رسد.
  • ارتباط مؤثر در سازمان باعث ایجاد اعتماد به نفس و افزایش روحیه کارکنان شاغل در سازمان می‌شود. کارکنان در سازمانی که از اطلاعات کافی برخوردارند، احساس رضایت بیشتری می‌کنند.
  • ارتباط مؤثر، فرآیندهایی که در سازمان اتفاق می‌افتند را بهبود می‌بخشد، در نتیجه کارآیی در سازمان بالا می‌رود و هزینه تولید نیز کاهش می‌یابد.
  • ارتباطات عالی و شفاف در سازمان به کارکنان کمک می‌کند تا سیاست‌ها و قوانین و مقررات سازمان را درک کنند. این مهم به آن‌ها کمک می‌کند تا نسبت به شرکت وفادار باشند.
  • ارتباط سازمانی اثربخش به ایجاد روابط سالم بین کارکنان و مدیریت کمک می‌کند. کارکنان به مدیریت خود اعتماد دارند و به تصمیماتی که برای آن‌ها اتخاذ کرده‌اند، اعتماد می‌کنند. در چنین شرایطی، کارکنان هم مشکلات و خواسته‌های خود را بیان می‌کنند و به دنبال راه حل سودمند هستند.
  • کارکنان با خیال راحت نظرات و ایده‌های خود را بیان می‌کنند. این مهم برای سازمان سودمند است زیرا به رشد کسب و کار کمک می‌کند.

اما به چه ارتباطی «ارتباط موثر» می‌گوییم؟ چگونه روابطمان را از این جنبه بررسی کنیم و برای افزایش کارآمدی و اثربخشی روابطمان چه راهکارهایی وجود دارد؟

در مقاله تکنیک های کاربردی ارتباط موثر با دیگران نکات ظریف و در عین حال بسیار مهمی برای ارتقاء کیفیت روابط حرفه‌ای و شخصی ارائه شده است. پیشنهاد می‌کنیم اگر به بهبود روابطتان با دیگران تمایل دارید، این مقاله را در مجله بوکاپو مطالعه کنید.

اثرات ارتباطات سازمانی ناکارآمد

  • ارتباطات غیرمؤثر باعث ایجاد اختلافاتی بین کارکنان و مدیریت می‌شوند.
  • ارتباط ناکارآمد در یک سازمان، باعث ایجاد ناهماهنگی در بخش‌ها می‌شود. عدم هماهنگی باعث اختلافات شدید بین کارکنان، هدر رفتن منابع و هزینه بالای تولید خواهد شد.
  • برآورده ساختن خواسته‌ها و انتظارات مشتریان در زمان ناکارآمدی ارتباطات دشوار می‌شود. برای مثال، بخش فروش نمی‌داند که بخش بازاریابی چه وعده‌ای به مشتریان داده است.
  • ارتباطات غیرمؤثر نیز می‌توانند باعث افزایش هدر رفت منابع مالی شود.

چگونه می‌توان یک استراتژی ارتباط سازمانی مؤثر تهیه کرد؟

یک استراتژی ارتباطی اثربخشی تنها با در نظر گرفتن عوامل مهمی مانند ساختار، اهداف و ارزش‌های سازمانی ایجاد می‌شود. در زیر مراحلی که می‌توان برای تهیه یک استراتژی ارتباطی مؤثر انجام داد، آمده است:

مرحله ۱: اندازه سازمان را تجزیه و تحلیل کنید

در نظر گرفتن اندازه سازمان هنگام تهیه برنامه ارتباطی سازمانی، ضروری است. در یک سازمان بزرگ با چندین بخش، یک برنامه ارتباطی رسمی و از پیش تعیین شده لازم است تا همۀ کارکنان در همۀ بخش‌ها به طور مؤثر کار کنند. ارتباطات غیررسمی می‌توانند در چنین سازمان‌هایی بی‌تأثیر باشند و باعث سوء تفاهم‌های مختلفی در بین کارکنان شاغل در سازمان شوند.

مرحله ۲: از کارکنان خود ایده بگیرید

گاهی اوقات، در نظر گرفتن ایده‌ها و نظرات کارکنان ممکن است به شما در ایجاد یک برنامه ارتباطی مؤثر کمک کند. کارکنان بهتر می‌دانند که کاستی‌های برنامه ارتباطی موجود چیست و چه کارهایی را می‌توان برای رفع این کاستی‌ها انجام داد.

مرحله ۳: از یک سازمان مشابه الهام بگیرید

می‌توانید به برنامه ارتباطی سازمان‌های با اندازه مشابه خود نگاه کرده و با رهبران آن‌ها صحبت کنید و از آن‌ها کمک بخواهید. شما می‌توانید برنامه ارتباطی مورد استفاده سایر سازمان‌ها را بر اساس الزامات سازمان خود تغییر دهید.

مرحله ۴: از کارکنان و مدیران بازخورد بگیرید

مدیران و کارکنان کسانی خواهند بود که از روش‌های ارتباطی به طور روزانه استفاده می‌کنند. بنابراین، آن‌ها کاستی‌های برنامه را به خوبی می‌شناسند و می‌توانند پیشنهاداتی را برای تقویت برنامه ارائه دهند.

چگونه می‌توان چالش‌های ارتباطات سازمانی را برطرف کرد؟

هنگام تهیه یک برنامه ارتباطی مؤثر، نمی‌توان از چالش‌های مرتبط با ارتباطات سازمانی غافل شد. با این حال، می‌توان با در نظر گرفتن شیوه‌های زیر ضمن ایجاد یک برنامه جامع برای ارتباط سازمانی اثربخش، این چالش‌ها را برطرف کرد:

۱- جلسات پرسش و پاسخ ترتیب دهید

ارتباط نادرست یا عدم ارتباط بین کارکنان دو یا چند بخش، یکی از رایج‌ترین مشکلاتی است که اکثر سازمان‌ها با آن روبرو هستند. آن‌ها ممکن است روی یک پروژه کار کنند اما به دلیل عدم برقراری ارتباط از کارهای انجام شده توسط یکدیگر آگاه نباشند. برای از بین بردن این مشکل، مدیریت باید به کارکنان فرصت‌های زیادی بدهد تا با یکدیگر بنشینند و صحبت کنند. به عنوان مثال، می‌توانید جلسات پرسش و پاسخ فراهم کنید.

اما آیا می‌دانید چه چیزی این جلسات را بی‌نتیجه می‌کند؟ اینکه افراد نتوانند با صراحت مشکلاتی که دارند و یا در جایی از سازمان تشخیص داده‌اند را بیان کنند. این یعنی جلسات فقط به صورت فرمالیته برگزار شده و عملا کارایی ندارند. اگر علاقه‌مندید درباره حد و حدود و نحوه اظهار نظر صریح اما بدون اهانت و یا تندروی را بررسی کنید، مطالعه نکات کتاب صراحت بیان برای مدیران را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

خلاصه کتاب صراحت بیان برای مدیران
بهترین شیوه مدیریت برای دست‌یابی به بهترین نتایج
کیم اسکات
در ۳۱ دقیقه مطالعه کنید

۲- ارزیابی‌های منظم انجام دهید

ارزیابی برنامه ارتباطی به شما در شناسایی کاستی‌های آن کمک می‌کند. برای به دست آوردن ارزیابی دقیق‌تر، می‌توانید به دنبال پاسخ برای موارد زیر باشید:

  • هر چند وقت یکبار کارکنان ضرب الاجل کارها را از دست می‌دهند؟ (کارها را به موقع ارسال نمی‌کنند)
  • آیا کارکنان از فنآوری‌های مدرن برای ارتباطات مؤثر استفاده می‌کنند؟

پاسخ به چنین سؤالاتی به شما کمک می‌کند تا با مسائل موجود در برنامه ارتباطی خود آشنا شوید. این مسائل را حذف کنید تا بتوانید ارتباطات مؤثر ایجاد کنید.

۳- از ابزارهای دیجیتال استفاده کنید

فناوری برای هر مشکلی راه حل‌هایی به همراه دارد. شما همچنین باید اهمیت زیادی به استفاده از جدیدترین فناوری برای ایجاد ارتباط مؤثر در سازمان بدهید. در عصر کنونی تکنولوژی، اکثر کارکنان ملاقات حضوری را اتلاف وقت می‌دانند. آن‌ها معتقدند کارهایی که می‌توان با استفاده از تکنولوژی انجام داد، نیازی به حضور فیزیکی فرد ندارد.

چالش های دورکاری

۴- انواع شیوه‌های ارتباطی را امتحان کند

داشتن یک روش استاندارد ارتباطی برای همۀ افرادی که در یک سازمان کار می‌کنند، ممکن است مؤثر نباشد. کارکنان مختلف روحیات شخصی و کاری مختلفی دارند. برخی از کارکنان می‌توانند به صورت حضوری کار کنند و برخی ممکن است دوست داشته باشند دورکار باشند. برای ایجاد ارتباط مؤثر در سازمان، باید رویکردهای ارتباطی متفاوتی را در نظر بگیرید تا ببینید کدام یک به نفع کسب و کار شما است.

در کتاب اینجا همه حضور دارند، نویسنده درباره کارکرد و اثرات شگفت‌انگیز تکنولوژی و پلتفرم‌های آنلاین در به اشتراک‌گذاری مطالب به خوبی توضیح داده‌است. پیشنهاد می‌کنیم نکات مهم این کتاب را در وبسایت بوکاپو مطالعه کنید.

خلاصه کتاب اینجا همه حضور دارند
قدرت سازمان دهی بدون سازمان
کلی شرکی
در ۳۱ دقیقه مطالعه کنید

کلام آخر

ارتباط سازمانی اثربخش ستون فقرات یک سازمان هستند. بدون ارتباط مناسب، هیچ سازمانی نمی‌تواند زنده بماند. ایجاد یک برنامه ارتباطی مؤثر برای یک سازمان، مستلزم درک عمیق‌تر ساختار، اندازه، اهداف و ارزش‌های سازمان است.

با این حال، ایجاد یک برنامه ارتباطی قوی کار آسانی نیست. این امر با چالش‌های گوناگونی همراه خواهد بود که باید مورد توجه و مراقبت قرار گیرد. ارتباطات مؤثر، نقش مهمی در کمک به سازمان برای افزایش سود و به حداقل رساندن هزینه تولید ایفا می‌کنند و ارتباط ناکارآمد می‌تواند باعث ایجاد سوء تفاهم در بین کارکنان شود.

سوالات متداول
مدیریت ارتباطات سازمانی چیست؟

مدیریت ارتباط سازمانی به فرآیندی گفته می‌شود که در آن مدیران به انتقال اطلاعات، مفاهیم، اهداف و ارزش‌های موجود در سازمان می‌پردازند تا به یک هدف که همان فرهنگ سازمانی اثربخش است، برسند.

چگونه مهارت‌های مدیریت ارتباط سازمانی را کسب کنیم؟

کسب مهارت ارتباط سازمانی برای مدیران می‌تواند از طریق مطالعه کتاب، دیدن فیلم‌های آموزشی، کسب تحصیلات عالیه در رشته‌های مدیریتی یا شرکت در کلاس‌های آموزشی انجام گیرد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *