ماتریس آیزنهاور روش سریع و مؤثر برای اولویت بندی کارها

ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) همان قایق نجاتی است که شما را از طوفان کارهای انجام نشده، نجات می‌دهد.

در یکی از شلوغ‌ترین روزهای زندگیتان که باید در مدت زمانی محدود چندین کار را به نتیجه می‌رساندید، چه راه‌حلی را پیش گرفتید؟ مثلا در حالی که لیست بلندبالایی از کارها روی سرتان ریخته بود، رئیس‌تان هم از شما گزارش ۵ ماه اخیر را به همراه جزئیات فعالیت‌های کارمندان می‌خواست. به او که نمی‌توانستید چیزی بگویید. اما احتمالا به جان خودتان و بقیه همکاران‌تان غر زده که چطور با خروارها کاری که روی سر‌تان ریخته، این غوز بالاغوز را هم باید انجام دهید و تا آخر هفته به دست او برسانید. شاید با استرس و پراکندگی افکارتان، چنگی به هر کدام از کارها زده و دست آخر دیدید مهلت تحویل رسید و هیچ کاری نکردید؟! شاید هم استراتژی «همه کارها رو همزمان پیش می‌برم» فریبتان داد و در آخر با مجموعه‌ای از نتایج بی‌کیفیت تنهایتان گذاشت.

نفس عمیقی بکشید و با آن خاطره شوم خداحافظی کنید. زیرا ظرف ۵ دقیقه آینده با یکی از مؤثرترین و آسان‌ترین راهکارها، یعنی راه حل رئیس جمهور آمریکا؛ جناب آیزنهاور آشنا خواهید شد. قانون آقای آیزنهاور به کمک‌تان می‌آید تا بر اساس ضرورت و فوریت، سیل سهمناک وظایف‌تان را تبدیل به یک رودخانه شفاف و جاری کنید. اگر این داستان تجربه مشابهی برای شماست، در ادامه با بوکاپو همراه باشید تا حکایت قایق نجات را برایتان بگوییم.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

حوالی سال‌ ۱۹۵۴، رئیس جمهور سابق آمریکا جناب آقای آیزنهاور که مدتی ژنرال ارتش آمریکا و سپس فرمانده ناتو نیز بود، در یک سخنرانی، حرف دل بسیاری از مردم را زد. او گفت:

من دو تا مشکل دارم. فوری‌ و مهم. مسائل فوری مهم نیستند و مسائل مهم هم هیچ وقت فوری نیستند

در واقع آیزنهاور از نکته‌ای حرف ‌زد که در مدیریت زمان بسیار اهمیت داشت. یعنی مدیریت زمان، نه صرفا به معنای انجام دادن تمام کارها، بلکه به معنای موثر انجام دادن کارهاست.

در شرایطی که ما مدام در حال دویدن و نرسیدن هستیم، و سرمان را با انجام کارهای فوری سرگرم کردیم، بایستی قسمتی از وقت‌مان را به کامل کردن کارهای مهم بپردازیم. بگذارید این دو واژه را دقیق‌تر بگوییم:

  • کارهای مهم: کارهایی که اگر انجام‌شان ندهید، به اهداف شخصی و حرفه‌ای‌تان نمی‌رسید.
  • کارهای فوری: کارهایی که نیاز به واکنش سریع دارد تا درگیر عواقب انجام ندادنش نشویم. با این حال می‌توان انجام آن را به کس دیگری سپرد.

نحوه مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور

ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور

برای مدیریت زمان سراغ بهینه کردن کارها می‌رویم. مسلما همه ما در شرایطی نیستیم که بتوانیم با یک دست چند هندوانه آبدار و قرمز را برداریم. پس برای چشیدن شیرینی طعم هندوانه‌ها بهتر است یکی یکی سراغ بهترین آن‌ها رویم. آیزنهاور هم برای انجام فعالیت‌های روتینی که فایده کمی دارند، در کنار استفاده بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف که اهمیت بالایی دارند، از مدیریت وظایف Task Management در کنار Time Management مدیریت زمان صحبت کرده است.

تمام هدف ماتریس مدیریت زمان آیزنهاور، این است که می‌گوید کسی می‌تواند زمانش را مدیریت کند که نسبت به اولویت بندی وظایفی که دارد، آگاه باشد.

ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور

به این ماتریس، ماتریس تصمیم‌گیری نیز می‌گویند. با این ماتریس می‌توانید وظایف و تصمیم گیری‌هایتان را اولویت بندی کنید.

اگر کوهی از کارهای انجام نشده دارید که نمی‌دانید اول کدام یک را انجام دهید، قلم و کاغذی کنارتان آماده کنید . طبق این ماتریس، فعالیت‌هایتان را به ۴ سطح زیر تقسیم بندی کنید:

  • فعالیت‌‌های مهم و فوری
  • فعالیت‌های مهم ولی غیر فوری 
  • فعالیت‌های غیر مهم ولی فوری
  • فعالیت‌های غیر مهم و غیر فوری

فعالیت‌ های مهم و فوری در طول شبانه روز

این گروه از فعالیت‌ها را می‌توان به دو بخش تقسیم بندی کرد:

  • کارهای یهویی که پیش بینی‌شان را نمی‌کردید و لحظه آخر گلویتان را چسبیدند.
  • کارهایی که تا دقیقه ۹۰ از انجام دادن آن غافل شدید و حالا باید سریع انجام دهید. مانند زمان تحویل پروژه به کارفرما.

الویت بندی فعالیت های مهم و فوری در طول شبانه روزدر مورد دسته دوم می‌توانید با برنامه ریزی کاری کنید که این دسته از کارهای مهم و فوری دقیقه ۹۰ ایی به وجود نیاید. برای این کار می‌توانید یک جای خالی در برنامه‌ریزی‌تان قرار دهید تا این کارهای لحظه آخر، غافلگیرتان نکند.

خب، حالا باید بنشینید و ببینید از کارهایی که دارید:

  •  کدام یک مهم و فوری است
  • کدام یک را می‌توانستید از قبل پیش بینی کنید
  • کدام یک را طبق برنامه ریزی زودتر انجام دهید تا دیگر گرفتار این فوریت‌های اعصاب خرد کن نشوید.

البته در برخی مواقع هم ما می‌دانیم که چه کاری اولویت ندارد. اما پایبند بودن به اولویت‌ها و کارهای مهم نیز چندان کار راحتی نیست. راهکاری که نویسنده در کتاب اولویت دادن به اولویت ها بیان کرده است، می‌تواند کمک‌مان کند که بتوانیم اولویت‌ها را در کارهای روزمره‌مان بشناسیم. خلاصه کاربردی و مفید این کتاب را در بوکاپو بخوانید تا از شر کابوس اولویت‌هایی که در سرتان هست و هیچ کاری برایش نمی‌کنید، راحت شوید.

فعالیت‌های مهم ولی غیر فوری

فعالیت‌هایی که در این بخش وجود دارد، جزو فعالیت‌های مهم ولی غیر ضروری است. یعنی کارهایی که کمک می‌کند به اهداف شخصی و حرفه‌ای‌تان برسید اما چندان فوری نیست. البته اگر وقت کافی و برنامه ریزی مناسب برای این کارها نداشته باشید، این کارها نیز تبدیل به کارهای فوری می‌شوند.

نیازی نیست برای این قسمت خیلی وقت و حساسیت صرف کنید. حداقل دسته بندی کارهای این بخش باعث می‌شود تا تَرکه کارهای فوری، روح‌تان را زخمی نکند.

فعالیت‌های غیرمهم ولی فوری

کارهایی که در این بخش وجود دارد، کارهای فوری هستند که چندان اهمیت ندارد. مثلا می‌توانید آن را به شخص دیگری بسپارید. یا کارهایی فوری که دیگران لحظه آخر به شما می‌سپارند اما انجام دادن آن برای شما اهمیت ندارد، با یک “نه”  مودبانه می‌تواند به کس دیگری سپرده شود.

مهارت نه گفتن – چگونه نه بگوییم؟ پیشنهاد مطالعه: مهارت نه گفتن – چگونه نه بگوییم؟

البته زمان‌هایی هم در نظر بگیرید تا با بقیه افراد همنشینی داشته باشید. اینطوری آن‌ها هم می‌دانند چه زمانی به شما نزدیک شوند و چه زمانی از شما فاصله بگیرند تا مزاحم کارتان نشوند.

فعالیت‌های غیر مهم و غیر فوری

این جا هم به کارهایی می‌رسید که نه مهم هستند و نه ضروری! صرفا کارهای وقت تلف کنی هستند که می‌توانید خیلی‌ از آن‌ها را لغو کنید و نادیده بگیرید. مثلا زمانی که همکارتان وسط یک بررسی مهم شما، سر میزتان می‌آید و از شما بابت لباس مهمانی آخر هفته یا برخورد فلان همکارتان در جمع نظر خواهی می‌کند، با کمال احترام، برایش توضیح دهید که در حال حاضر باید کار دیگری انجام دهید که فوریت دارد. اگر فرصت شد بعدا راجبش صحبت می‌کنید.

فعالیت های غیر مهم و غیرضروری در ماتریس تصمیم گیری آیزنهاور

مثال برای ماتریس آیزنهاور

نمونه ماتریس آیزنهاور را در ادامه با هم بررسی می‌کنیم تا بهتر بتوانید دید نسبی از ترسیم آن برای اهداف و تصمیم‌گیری‌های خود داشته باشید.

یک مربع با چهار خانه در نظر بگیرید. قسمت اول کارهای فوری و مهم است.

  • ایمیل‌ها یا پیام‌های کاری فوری که باید در اولویت بررسی قرار بگیرند
  • شرکت در جلسات کاری
  • تحویل پروژه‌های دقیقه ۹۰ ایی

مربع بعدی در کنار مربع اول مخصوص کارهای مهم ولی غیر فوری است

  • مثلا معاشرت با دوستان و خانواده
  • خرید کردن اقلام ضروری برای خانه
  • ورزش کردن

مربع سوم در زیر اولین مربع مخصوص کارهای غیر مهم ولی فوری است

  • مثلا پاسخ تلفن یا پیام دوستان‌تان
  • کارهای فوری که دیگران از شما درخواست می‌کنند مانند چک کردن محصولات یا ادیت عکس و..

مربع چهارم نیز برای کارهای غیرمهم و غیرضروری است

  • مانند تلویزیون دیدن و وقت گذرانی در اینستاگرام
  • کتاب رمان خواندن زمانی که کتاب درسی دارید که فردا موعد امتحانش است

البته این کارها بر اساس اولویت‌های هر کس متفاوت است. بنابراین شما نیز بایستی ببینید کارهای مهم و فوری‌تان چیست و سپس این ماتریس را برای خود ترسیم کنید. کافیست، اهداف، اولویت‌ها و مسیر زندگی‌تان را شفاف‌تر کنید. این کار را می‌توانید با نوشتن یادداشت‌ های روزانه انجام دهید.

یادداشت روزانه و کاربرد آن در رسیدن به موفقیت پیشنهاد مطالعه: یادداشت روزانه و کاربرد آن در رسیدن به موفقیت

مدیریت ماتریسی

فرض کنید مدیر فروش یک کسب و کاری بین المللی هستید که همزمان زیر نظر دو مدیر کار می‌کنید. یکی مدیر محصول آن کسب و کار در ایران و دیگری مدیر محصولی در خارج از ایران. مدیر محصول در ایران با شما در مورد فروش محصولات در ایران و جزئیات آن را هماهنگ می‌کند. اما مدیر فروش خارجی در مورد ارائه محصول در خارج از ایران هماهنگی‌های لازم را با شما انجام می‌کند.

تعریف مدیریت چیست؟ طلایی ترین ویژگی های یک مدیر موفق پیشنهاد مطالعه: تعریف مدیریت چیست؟ طلایی ترین ویژگی های یک مدیر موفق

در واقع این دو مدیر فروش عملکرد شما را بررسی کرده و کاری می‌کنند تا از حمایت هر دو برخوردار شوید، از طرفی وظایف را به درستی انجام دهید و در انجام آن گیج نشوید. در واقع آن‌ها بین اهداف و رسیدن به آن تعادل ایجاد کرده و مدیریت اثر بخش دارند. درنتیجه علاوه بر دادن مسئولیت به شما، راهکار اجرایی ارائه می‌دهد و پیامدهای آن را می‌پذیرند. برای آشنایی بیشتر با این ویژگی مدیران پیشنهاد می‌کنیم کتاب مدیر اثربخش را بخوانید. این صورت شما در این سازمان با مدیریت ماتریسی فعالیت می‌کنید.

نکته مهمی که در این سازمان‌ها وجود دارد، شفاف بیان کردن مسئولیت‌های مدیریتی است تا کارکنان به مشکل برنخورند. همچنین سازمان بایستی در نظر داشته باشد که با چنین مدیریتی، شیوه ارزیابی عملکرد کارکنان را به درستی انجام دهد.

 جمع بندی

اگر زیر سیل کارهای نیمه تمام و پروژه‌های تحویل نداده، کمرتان خم شده و نمی‌دانید که کدام کارهایتان را انجام دهید، ماتریس آیزنهاور می‌تواند با دسته بندی کارها بر اساس اهمیت و فوریت آن، آرامش خاطری به شما دهد که بتوانید زمان را مدیریت کنید و کارهایتان را موثر انجام دهید. اگر تجربه استفاده از این ماتریس را دارید، برایمان بنویسید نظرتان در مورد این دسته بندی چیست و چقدر توانسته به مدیریت زمان‌تان کمک کند.

سوالات متداول
ماتریس آیزنهاور چیست؟

جدولی است که در آن کارها بر اساس اهمیت و فوریت دسته بندی می‌شود. با این ماتریس طوری از پس کارهای تلنبار شده‌مان برمی‌آییم که مدیریت زمان برایمان راحت‌‌تر شود. در نتیجه به کمک آن می‌توانیم از زمان خود بهترین استفاده را ببریم و دیگر استرس کارهای عقب افتاده را نداشته باشیم.

چگونه از مدیریت ماتریسی برای اولویت بندی کارها استفاده کنیم؟

برای مدیریت زمان و تصمیم گیری بهتر، کارها را برمبنای اهمیت و فوریت آن در این ماتریس به چهار بخش تقسیم می‌کنیم: ربع اول کارهایی که مهم و فوری هستند، ربع دوم کارهای غیر مهم و فوری، ربع سوم کارهای مهم و غیر فوری، و ربع چهارم مخصوص کارهای غیر مهم و غیر فوری.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.