وظایف مدیریت چیست؟ (۷ وظیفه اصلی یک مدیر موفق)

دانستن وظایف مدیریت به یک مدیر کمک می‌کند تا بتواند با مواضع و ایده‌های درست‌تری درباره آدم‌ها، ارتباط با آن‌ها و هدایت‌شان فکر کند. همچنین شناخت این وظایف در درک موقعیت‌های متنوع یک سازمان و کنترل آن موثر است.

مسلما مدیری که نگرش دموکراتیک، انسان‌گرایانه و تعاملی را در یک مجموعه پیاده می‌کند، متفاوت است با مدیری که ژست یک فرعون ِ همه‌چیزدان ِ تمامیت‌خواه را دارد؛ اولی فکورانه به‌دنبال توسعه و پیشرفت جمعی است و دومی به جای مدیریت، کنترل می‌کند.

همین نکته نشان می‌دهد که چقدر فهم دقیق تعریف مدیریت و همین‌طور وظایف آن مهم است. بوکاپو قرار است در این مطلب به این بحث‌ها بپردازد. اما قبل از آن پیشنهاد می‌کنیم مطالعه خلاصه کتاب های مدیریت و رهبری بوکاپو را از دست ندهید.

مدیریت چیست؟

مدیریت نام یک فرآیند است که در آن یک شخص یا گروه به هدایت هدفمند و مسئولانه یک مجموعه اقدام می‌کند. این یعنی هدایت، اولین عنصر مهم مدیریت است.  اما این کار با کنترل‌کردن متفاوت است. در واقع کنترل‌کردن می‌تواند بخشی از مدیریت باشد اما با آن فرق دارد.

هدایت باید هدف داشته باشد؛ هدفی که نه‌تنها زندگی یک سازمان به آن وابسته است بلکه می‌تواند باعث رشد آن شود. یک مدیر اثربخش، کسی است که می‌تواند بین اهداف و راه‌های رسیدن به آن تعادل ایجاد کند. اما مسئولیت فقط به تصمیم‌گیری و دستوردادن خلاصه نمی‌شود؛ بلکه کاری است درباره:

۱. ارائه و اجرای راهکار

۲. پذیرش پیامد نتایج آن

۳. فهم و تحلیل جایگاه آن در سازمان

در واقع یک مدیر باید بتواند تمام مراحل، از ایده تا اجرا را بفهمد و مسئولیت رسیدن به هدف را هم عهده‌دار شود. برای کسب دانش بیشتر در این زمینه خلاصه کتاب از ایده تا اجرا را در بوکاپو مطالعه کنید.

مدیریت اما یک کار دائمی است. موقعیت‌هایی که یک مدیر در آن قرار می‌گیرد، زیاد و متفاوت است و از طرفی احتمال ایجاد بحران هم همیشه هست. مدیریت، در واقع یک فرآیند است؛ نمی‌توان یک بار برای همیشه تصمیم گرفت، برنامه ریخت و رفت!

یک مدیر باید بتواند انعطاف به خرج دهد و قاطعیتش را برای پیگیری اهداف صرف کند، نه برای دستور دادن. در واقع مدیر آن آدمی است که همیشه برای انجام کارهای درست، آمادگی دارد.

حالا آماده هستیم که به سراغ توضیح مدیریت عمومی برویم که بحث‌هایش برای انواع مدیریت‌ها و مدیران، کارایی دارد.

مدیریت عمومی چیست؟ ویژگی‌ها و اهداف مدیریت کدامند؟

مدیریت عمومی در واقع به مباحثی گفته می‌شود که روی مفاهیم و تعاریف کلی از مدیریت متمرکز است. ما در بخش قبل با یکی از تعریف‌های کاربردی مدیریت آشنا شدیم و بعد از آن‌هم می‌خواهیم به وظایف مدیریت بپردازیم. اما قبل از آن چند قدم، ویژگی‌ها و اهداف مدیریت را باز می‌کنیم:

• کارآمدی

هدایتِ فرآیندِ کار به‌صورت اثربخش و کارآمد، یکی دیگر از کارهای مدیر است. در واقع اداره‌کردن وقتی کارآمد است که ارتباط موثری بین افراد و اجزای مختلف یک فرآیند برقرار باشد. اینجاست که تعامل با دیگران و ارتباط منابع انسانی موثر، برای رسیدن به هدف اهمیت پیدا می‌کند.

•  بهینه‌سازی

رسیدن به حداکثر اهداف با حداقل انرژی، ویژگی یک کار اداری خوب است. البته این به‌معنای مصادره انرژی و کار دیگران نیست چون شرط مهم بهینه‌بودنِ کارِ مدیریتی، ایجاد حداکثر رفاه و رضایت برای کارمندان و کارفرمایان است. در مرحله آخر مشتری هم باید بهترین نوع خدمات یا کالا را دریافت کند.

•  کاربرد منابع

استفاده حداکثری از منابع قابل‌دسترس بدون ایجاد فرسایش، کار مهم دیگری است که مدیر باید انجام دهد. برای این کار هم او باید منابعش را بشناسد.

•  حل مسئله

بعضی از تعاریف تاکید می‌کنند که مدیریت اساسا فرآیند حل مسئله است. به‌خصوص زمانی که منابع کمیاب هستند و حوزه کاری همواره در حال تغییر است.

همه این ویژگی‌ها برای مدیریت لازم است. با دانستن این موارد است که به‌عنوان یک مدیر می‌توانیم بفهمیم چگونه رهبر مثبتی باشیم. برای آن‌که با ویژگی‌های یک مدیر موفق و آموختن مهارت‌های مدیریتی آشنا شوید، کتاب ۲۱ قانون انکارناپذیر رهبری اثر جان ماکسول را از دست ندهید.

پیشنهاد مطالعه: روش های تصمیم گیری در مدیریت

وظایف مدیریت چیست؟

مدیرْ فردی است که باید کارهای زیادی را انجام دهد و هر کدام را با آن یکی هماهنگ کند. او باید بتواند رفتاری چندبعدی داشته باشد و در هر بعد هم کارش را به بهینه‌ترین شکل اجرا کند.

اصطلاح POSDCORB  در حوزه مدیریت همین چند بعدی بودن را نشان می‌دهد. این اصطلاح از حرف اول کلمات انگلیسی زیر گرفته شده است که البته هر کدام یکی از وظایف مدیریت هستند:

• برنامه‌ریزی (Planning)

یک مجموعه، علاوه بر برنامه‌های جامع و راهبردی برای کل سیستم، برای هر بخش هم برنامه‌ای اجرایی می‌خواهد. این برنامه‌ها باید بتوانند آینده راه را هم پیش‌بینی کنند و در عین حال انعطاف‌پذیر باشند.

برنامه‌ریزی با تغییرْ دشمن نیست چون هم تغییر و هم برنامه برای رشد یک سازمان لازم هستند. صد البته که کم نیستند مدیرانی که از تغییرات برای رشد استفاده می‌کنند.

پیشنهاد مطالعه: ۵ رفتار مدیرانی که از تغییرات برای رشد استفاده می‌کنند

• سازماندهی (Organizing)

برنامه برای اجرا نیاز دارد به سازماندهی. ایجاد ساختار و تعیین مرزها و نقش‌ها در ساختار یکی از کارهای مدیر است.

• کارگزینی  (Staffing)

استخدام، مصاحبه و کارآموزی و تامین شرایط لازم برای کار، از مهم‌ترین اتفاقاتی است که می‌تواند باعث قدرت یا ضعف یک سازمان شود. مدیرْ اهداف، راه، اسرار کار و چالش‌ها را می‌شناسد و در نتیجه اوست که می‌تواند بفهمد چه کسانی و چگونه می‌توانند به مجموعه کمک کنند.

• هدایت ‌(Directing)

هدایت یکی دیگر از وظایف مدیریت است که با تصمیم‌گیری مداوم در موقعیت‌های مختلف، ممکن می‌شود. البته مدیر یک ماشین تصمیم‌گیری نیست و تصمیم‌های او باید به نحوی باشند که مثل خون در رگ‌های سیستم حرکت کنند.

تا جایی که کارمندان بتوانند در بسیاری از موقعیت‌ها، آگاهانه کار را پیش ببرند. اهمیت این بحث باعث شده است که مقالات زیادی از چیستی، اهمیت و معنای هدایت موثر حرف بزنند.

• هماهنگی (Co-ordinating)

 ایجاد هماهنگی بین منابع انسانی و مادی برای رسیدن به اهداف خاص، یکی از اهداف اداره کردن یک مجموعه است. اهمیت کار هماهنگی شبیه به کار رهبر ارکستر است که اگرچه هیچ سازی در دستش نیست اما با حرکت دست‌هایش، نوازنده‌ها را هماهنگ و هدایت می‌کند.

• گزارش‌دهی (Reporting)

فهم و تحلیل وضعیت، مثل نوری است که در راه اهداف تابیده می‌شود. گزارش‌دهی از تحلیل‌ها هم اطلاعاتی است که ارائه و همفکری درباره آنها می‌تواند باعث شود چالش‌های گذشته در خدمت حل مسائل آینده قرار بگیرد. در دنیای امروز کارکردهای گزارش‌دهی تا حدی است که آن را یکی از ارکان مدیریت حرفه‌ای می‌دانند.

• بودجه‌بندی  (Budgeting)

دید اقتصادی مدیران، یک توانایی است برای تعیین بودجه در مورد بخش‌های مختلف. طرح و پیاده‌سازی بودجه فقط به یک پول هنگفت وابسته نیست، بلکه هر کمیت مالی برای موفقیت نیاز به یک مدیریت باکیفیت و جامع دارد. برای داشتن یک دید اقتصادی درست، مطالعه کتاب دید اقتصادی را در بوکاپو از دست ندهید.

این ۷ مورد را می‌توان جزو وظایف عمومی مدیران دانست که البته کلاسیک‌ترین مواردی است که همیشه در حوزه وظایف مدیریت ارائه شده است. بخش دیگری از وظایف هم هستند که امروزه در کنار موارد بالا بر آنها تاکید می‌شود. این وظایف برای کسب‌و‌کارهای جدید خیلی حیاتی هستند.

برای بعضی از آنها اعمال مدیریت برای بازاریابی و فروش اصلا در همین حوزه‌هاست که وجود دارد. در قسمت بعد به آنها خواهیم پرداخت. اگر به این مباحث علاقه دارید، مطالعه خلاصه کتاب های بازاریابی و فروش از بهترین گزینه‌های پیش روی شماست.

وظایف یک مدیر متمایز و موفق

دنیا و آدم‌هایش تغییر کرده‌اند و شیوه مدیریت‌کردن در آن هم عوض شده است. مدیران به مفاهیم و راه‌های جدیدی احتیاج دارند که آنها را از بقیه متمایز کند.

در این شرایط باید از دسته‌ای از وظایف مدیریت نام برد که برای دنیایی هستند که ساختارهای سلسه‌مراتبی را دوست ندارد و به‌دنبال شکل‌های دموکراتیک‌ فعالیت در محیط کار است:

• ارتباطات:

برای مدیریت لازم نیست، در اتاقتان را ببندید و از بالا نظاره‌گر کار بقیه باشید و دستور بدهید. نه! آنچه که مدیریت لازم دارد، ایجاد یک شبکه از ارتباطات است. ارتباط با آدم‌ها یک سرمایه اجتماعی است که خیلی پایدارتر، موثرتر و انسان‌مدارتر از هر سرمایه مالی است.

ارتباط موثر، کلیدی برای باز کردن درهای بسته است. این جمله‌ای از کتاب رهبری  اثر سر الکس فرگوسن معروف است. برای استفاده بیشتر از رهنمون‌های این رهبر موفق، می‌توانید خلاصه کتاب او را در بوکاپو مطالعه کنید.

• نگرش تیمی:

ثبت تمام موفقیت‌ها به نام خود به‌عنوان یک مدیرهمانا و نابودی روحیه جمعی و انگیزه در کارکنان همانا! اگر با این نظریه موافق نیستید، حتما کتاب رهبران آخر غذا می‌خورند  را مطالعه کنید.

سهیم‌کردن همه کارکنان در نتایج خوب کار و شریک‌شدن در مسئولیت‌های یک نتیجه ناموفق، همدلی ایجاد می‌کند. با این همدلی، هر فرد موفقیتش را در گرو موفقیت همکارش و مجموعه می‌بیند.

• همکاری

توان ایجاد همکاری در میان اعضای گروه، یک ویژگی حیاتی برای پایداری و پویایی سیستم و از وظایف مدیریت است. یک مدیر موفق برای کمک به نسل‌های مختلف برای همکاری و همفکری بیشتر در محل کار، برنامه دارد.

او خودش را دست‌نیافتنی نمی‌کند، بلکه تشنه شنیدن نظرات خلاقانه همکارانش است. این مدیر ریسک‌پذیر است و از ایده‌های نو نمی‌ترسد و خوب می‌داند که چگونه زندگی کردن در «منطقه امن» به تدریج آدم را می‌کشد؟

• تعامل

صراحت بیان برای مدیران یک اصل حیاتی است. صراحت بیان متفاوت است با رفتار دستوری و خشک که در نهایت باعث بی‌انگیزگی و خشم خواهد شد. صراحت باید باعث ایجاد صداقت شود و صداقت هم از ایجاد فرسایش جلوگیری می‌کند و به این شکل است که راه برای تعامل باز می‌شود.

از طرفی یک مدیر خوب، انتقاد را موریانه‌ای نمی‌بیند که قرار است پایه‌های اقتدارش را بخورد. او به منتقدان خود اهمیت می‌دهد تا بتواند اهمیت حضورش برای دیگران را به خودت ثابت کند.

خلاصه کتاب صراحت بیان برای مدیران

بهترین شیوه مدیریت برای دست‌یابی به بهترین نتایج

کیم اسکات

در ۳۱ دقیقه مطالعه کنید

مشاهده کتاب صراحت بیان برای مدیران

• آموزش، ارتقا و پیشرفت کارکنان:

یادگیری مداوم از روند کار و فهم تغییرات شرایط، می‌تواند شما را به‌روز کند و البته کارمندانتان را به رشد و آموزش علاقه‌مند سازد. مدیر باید بتواند بفهمد که کدام بخش نیاز به آموزش دارد و کارمندان آن بخش را توانا کند. این توانمندسازی نه‌تنها برای کل مجموعه منفعت دارد بلکه یک بخش از مسئولیت اجتماعی هر مدیری است.

هر کدام از این موارد باعث علاقه کارکنان یک مجموعه به آن می‌شود. اصلا این موارد می‌تواند برای یک محیط کاری ارزش خلق کند و از طرفی باعث معنادارشدن کار کارکنان شود. در این شرایط است که آنها می‌فهمند، بعد انسانی حضور آنها هم در نظر گرفته شده است. اجرای کارهای بالا مهارت می‌خواهد. برای یادگیری و مرور این مهارت مهم هم فقط کافی است خلاصه کتاب های روابط و مهارت‌های اجتماعی را بخوانید.

در آخر

مدیر، گرداننده است. تصمیمات و نحوه گردش امور هم توسط او، باعث ایجاد وحدت می‌شود. مدیر، کارگردان است، او در جریان کارها قرار می‌گیرد نه برای آن‌که صرفا کنترل کند. او باید همه عناصر را تنظیم و ترتیب کارها را طوری اجرا کند که تمام اجزا کنار هم فعال شوند.

باید یادمان باشد که شخصیت مدیر و نحوه رفتار او با اهداف مجموعه، می‌تواند به اتمسفر فضای کار تبدیل شود. از طرفی در مدیریت، رسیدن به اهداف با وجود اهمیت زیاد، نباید باعث توجیهِ استفاده ابزاری از افراد شود. مدیر موفق آن کسی است که خلق ارزش و معنا کند. نظر شما چیست؟ وظایف مدیریت خوب چه چیزهایی است؟ بوکاپو منتظر شنیدن تجربه‌های شماست.